O QUE DESAGRADA OS AGENTES DE VIAGENS NO SERVIÇO CORPORATIVO:
1) O serviço corporativo é inseguro para quem trabalha em postos de atendimento nas empresas. Se a agência de viagens perder a conta (posto) da empresa, o agente de viagens que ali trabalha poderá perder seu emprego caso não seja possível ser remanejado para outro posto, ou exercer outra função na agência, ou cobrir as férias de outro agente de viagens.
2) O agente de viagens não tem hora para ir embora.
3) O agente de viagens exerce múltiplas funções, como a de caixa, lançando no sistema de faturamento da agência as vendas processadas no dia além de cadastrar novos fornecedores de serviços (hotéis, seguro viagem, etc) para efetuar as vendas.
4) Quando não está no posto, e sim no escritório da agência que funciona como uma espécie de help desk, exerce a função extra de telefonista, transferindo chamadas para outros ramais e atendendo ligações que frequentemente atrasam o seu serviço.
5) A “malandragem” dos funcionários das empresas públicas e privadas quererem empurrar para o agente de viagens parte do trabalho deles. Isso só acontece quando se trabalha num posto da agência montado nas dependências de uma empresa. Um exemplo que podemos citar é o sistema SCDP dos órgãos públicos, cuja obrigação do preenchimento do formulário de requisição de passagem aérea é do servidor. Porém, alguns funcionários públicos, que dividem a mesma sala com o agente de viagens, pedem para ele fazer esse serviço, e ainda vão mais além: solicitam que arquivem as requisições para eles!
6) As reclamações das secretárias, que além de não saberem o que se passa nos bastidores, não têm conhecimento algum de como funciona o mercado de turismo. Algumas ainda, são lerdas, distraídas e autoritárias, criando mais problemas para o agente de viagens que mesmo tentando consertar os erros e falhas delas, ainda sofre com críticas e reclamações sem ter culpa. Essas mesmas críticas e reclamações são chegam ao gerente/supervisor, que fazendo o papel do “mocinho” dá razão a elas com medo de perder a conta e substitui ou demite o agente de viagens. Algo semelhante ao futebol: troca-se o técnico para consertar o time ou para satisfazer a vontade da torcida!
O QUE DESAGRADA AS SECRETÁRIAS E FUNCIONÁRIAS PÚBLICAS NO SERVIÇO CORPORATIVO PRESTADO PELAS AGÊNCIAS DE VIAGENS:
1) Horário de trabalho e de almoço do agente de viagens que os atende diferente dos seus.
2) Demora na resposta das solicitações de reserva e emissão.
3) Impossibilidade de falar por telefone com o agente de viagens e não ter seus emails respondidos. Existem duas explicações quanto a estas duas últimas insatisfações:
a) A agência de viagens que ganhou a licitação da empresa não é bem estruturada. Há casos de agentes já terem ido trabalhar em um posto sem ter no mínimo um computador próprio, e quando têm, não estão instalados neles os softwares necessários para responder as solicitações, ou o servidor de email da agência ou a rede não estão funcionando corretamente.
b) Sobrecarga de trabalho no help desk da agência: o mesmo agente atende mais de uma conta corporativa, fazendo-o priorizar as solicitações de reserva e emissão mais urgentes.
PROBLEMAS COMUNS NO ATENDIMENTO CORPORATIVO
1) Delegar a um agente de viagens prestar serviços de serviços aéreos e de serviços terrestres. Quando não se tem muitas solicitações de serviços de viagens, é ainda possível, mas quando o posto ou o help desk é muito movimentado, as solicitações de reserva de hotel, por exemplo, acabam atrasando as solicitações de reserva e emissão de passagens aéreas, o que acarreta na insatisfação do agente de viagens em ter que ficar depois do horário de seu expediente para atender tais pedidos, se não os esquecer.
2) Falta de gerenciamento que se deve mais a procura na internet de caçar licitações do que visitar e ligar para as empresas atendidas pela agência para fazer a manutenção (follow-up) da conta e corrigir ou evitar futuros problemas.
3) As vendas particulares remuneram o agente que faz o atendimento no posto com comissões pagas pela sua própria empresa. Entretanto, geram uma ocupação extra e interrompe o atendimento corporativo que é prioritário. Para minimizar este problema, a agência de viagens deveria adotar uma destas opções:
a) Não pagar comissões aos seus funcionários, pois desta forma, as vendas particulares seriam as últimas a serem feitas e se a carga horária do agente ainda não tivesse terminado.
b) Estipular um valor mínimo para vendas particulares. Interromper o trabalho corporativo para vender uma passagem RIO/SAO/RIO cujo valor não passa de R$ 400.00 e a comissão é inferior a R$ 70.00, não é algo produtivo que se possa esperar. o correto seria processar vendas particulares para trechos cuja tarifa fosse acima de US$ 600.00.
c) Aconselhar as empresas atendidas pela agência a proibir que seus funcionários solicitem passagens particulares aos agentes dos postos.
d) Criar um call Center para atendimento exclusivo aos funcionários das empresas que desejam comprar passagens e pacotes turísticos particulares. Entretanto, a resolução deste problema acima, pode gerar outro: como o agente está sozinho no posto, nada impede do funcionário da agência fazer essa venda com uma outra consolidadora, recebendo por essa venda como se fosse um free-lancer.
4) Alguns funcionários da empresa costumam ligar para o agente de viagens reclamando que seu vôo está saindo cedo ou tarde demais. Outros, para exigir acomodação no hotel em quarto de luxo, sem ao menos serem um gerente ou diretor. Este “stress” além de interromper o trabalho do funcionário do posto para explicá-lo porque ele não tem esse direito, gera ainda reclamações insensatas por parte do funcionário que por não ter seu pedido atendido pelo agente, diz que ele foi mal-atendido. A solução para contornar esse problema, é pedir ao funcionário tal solicitação por email, e dizendo porque deseja tal serviço, uma vez que as normas da empresa não o autorizam a isso. O funcionário poderá ainda indagar porque precisa enviar este email. A pergunta se deve, porque ele sabe que estará se comprometendo e violando normas da empresa que poderão surtir mais tarde em repreensões para ele mesmo. É como se fosse uma virada de mesa, seguida da resposta do agente de viagens para ele: “Eu preciso que me envie por email essa sua solicitação para que eu possa justificar ao gestor da conta porque um serviço que não deveria ser oferecido, foi oferecido.”
PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS
1) A maioria dos funcionários contratados aprende o serviço durante o trabalho, propensos a cometerem erros bobos que poderiam ser evitados se tivessem um rápido treinamento sobre o funcionamento dos sistemas da empresa e como se dá o processo de finalização da venda que se refere desde a reserva ao registro da contabilidade e faturamento. O que geralmente se ouve por parte de quem contrata é: “Estamos procurando pessoas que já sabem o serviço porque não temos tempo de dar treinamento e de ficar parando o serviço para ensinar alguém a fazê-lo.” Este tipo de fala é inadmissível em alguém que está fazendo uma entrevista de emprego. Mostra que a pessoa que está selecionando o candidato não está preocupada em solucionar e evitar problemas da empresa. Além do mais, quem procura emprego, escreve coisas no currículo para se adequar ao perfil da vaga de emprego e ainda mente, se for questionado se tem experiência. Por isso, que cada vez mais encontra-se supervisores e gerentes despreparados bem como funcionários desqualificados em posições de atendimento.
2) Uma vez emissor o horário de ir embora termina após todas as solicitações terem sido respondidas. Entretanto, não se é obrigado a responder e emitir bilhetes cujas solicitações por email chegarem após o término da jornada de trabalho. O gerente ou supervisor podem até fazer uma pressão para os emails que chegaram após o horário do expediente serem respondido, mas isso é sujeito de processo trabalhista se a empresa não pagar hora extra. Tanto sabem disso, que a maioria das agências de viagens não têm relógio de ponto.
3) Turismo corporativo de lazer para funcionários de empresas públicas e privadas: O argumento de participar de um evento em outro Estado ou país é a principal justificativa dos servidores públicos de fazer turismo pago pelos órgãos do governo. O esquema funciona da seguinte forma:
a) O órgão do governo compra a passagem aérea para o período do evento.
b) Em seguida, o passageiro pede para mudar a data da ida ou da volta de tal forma que fique na cidade 1, 2 ou 3 dias a mais.
c) As novas despesas com a reemissão do bilhete serão pagas também pelo órgão público. Entretanto, a maioria estipula que tais custos extras deverão ser pagos pelo próprio servidor. Considerando que a taxa de reemissão de um bilhete é R$ 100.00 e que não houve alteração no valor da tarifa do bilhete RIO/FORTALEZA/RIO, o servidor pagará R$ 100.00 para alterar a data da viagem para conhecer a ciadade de Fortaleza.
A consequência disto para o agente de viagens que trabalha no posto prestando atendimento ao órgão público será a redução do seu percentual de chances de ganhar comissão por uma venda particular realizada por ele, pois um grande número dos funcionários de empresas públicas e privadas utilizam-se das empresas em que trabalham para financiar a maior parte do valor das suas passagens aéreas particulares que ocorrem durante o período do evento que participarão.
Desta forma, a venda no início da emissão do bilhete é corporativa e mesmo que o bilhete fosse reemitido mais tarde com o próprio cartão de crédito do passageiro, isso não ficaria caracterizado como uma venda particular porque o funcionário que está viajando não pagou integralmente pela passagem, e sim, pelo valor da reemissão. Isso, portanto, diminui as chances do agente de viagens ganhar sua comissão caso tivesse emitido todo o trecho da viagem com o cartão de crédito do passageiro.
Tendo em vista este problema, algumas agências de viagens que atendem o mercado corporativo, passaram a cobrar, via depósito bancário, uma taxa de serviço de R$ 30.00 a R$ 100.00 com o intuito de conter as reemissões de bilhetes emitidos que são uma das principais causas dos atrasos das emissões de novos bilhetes.
CONTRATO DE LICITAÇÃO
1) A falta de comunicação é um fator que mancha a imagem da empresa que ganhou recentemente uma licitação. A demora em cadastrar a nova conta corporativa traz embaraçamentos aos atendentes que não poderão processar a venda devido a esse problema.
2) Os supervisores e gerentes devem também apresentar ao atendente desta nova conta, as principais cláusulas do contrato, para que o atendente possa servir a empresa dentro das normas contratuais estipuladas, porque cada empresa tem um perfil de atendimento diferente: umas solicitam sempre a venda de passagens na menor tarifa disponível, outras, as passagens só devem ser emitidas com certas cias aéreas, e algumas empresas estipulam que as comissões das reservas de hotéis sejam convertidas em desconto para elas próprias. Estas particularidades são alguns exemplos do quanto a falta de conhecimento das cláusulas de um contrato podem interferir no atendimento do funcionário da agência à empresa licitada, levando-o a cometer erros porque não foi avisado. Pior ainda, é ser avisado pela empresa que está sendo atendida por ele!
3) O que faz uma agência de viagens ganhar a licitação de uma empresa é o crédito que ela dará para aquela empresa: R$ 50 mil, R$ 80 mil, R$ 100 mil... pagar no fim do mês ou daqui há 45 dias. Até aí, nada de errado. Porém, se a agência diz para a empresa que ela será atendida por agentes exclusivos, isso é uma grande mentira! Serviço corporativo só tem atendimento de agentes exclusivos, se a agência abrir um posto dentro da empresa. Caso isso não aconteça, o mesmo agente que atende essa empresa, estará atendendo outras! Isso refletirá na demora das respostas e solicitação de serviços feito a ele no help desk da agência. Não há como garantir a exclusividade no atendimento, se no contrato não existir uma cláusula obrigando a agência a abrir um posto dentro da empresa.
4) Usando a agência de viagens para pagar custos de eventos realizados por outras empresas: Funciona mais ou menos assim a estratégia de financiamento aplicada pelas empresas que têm contrato com as agências de viagens:
A empresa tem dentro de suas dependências um departamento de eventos, ou alguém que promove eventos para ela. Esse alguém pode ser um free-lancer, uma empresa terceirizada ou a empresa realizadora do evento.
Esses intermediários entram em contato com a empresa que tem contrato com a agência de viagens para oferecer aos funcionários públicos e privados tarifas exclusivas, negociadas abaixo do valor do mercado. Tão logo os convence a participar do evento, e sendo a empresa onde trabalham que irá pagar, um email ou ofício solicitando o faturamento das despesas deste evento é enviado para a agência de viagens que atende a empresa licitada. O erro nesse procedimento acima ocorre porque:
a) Não foi a agência que realizou o evento e nem quem o intermediou.
b) Quando isso acontece, os custos do evento não são comissionados para a agência, e sim para quem o intermediou ou para quem solicitou.
c) Se uma empresa pública ou privada tem contrato com uma agência, é por questão ética solicitar a agência que cote tal evento, mesmo que seja mais caro, caso contrário, peça ao intermediário para faturar o evento que ele mesmo realizou.
Empresas licitadas que fazem isso, utilizam as agências como bancos de financiamento, um pensamento que poderia ser evitado com um bom contrato bem redigido, contendo por exemplo cláusulas como estas:
“Não faturamos serviços terrestres intermediados ou realizados por outras empresas ou terceiros.”
“A agência de viagens contratada responsabiliza-se pelo cumprimento dos serviços de viagens realizados por ela própra.”
FERRAMENTA DE TRABALHO
1) Não há dúvidas que os portais agilizam o tempo na busca de vôos com várias cias aéreas num só endereço da internet. Entretanto, existe uma falha neles que não deve ser desconsiderada: os portais tarifam os vôos por segmentos. Isso significa que, se uma Cia aérea tiver uma promoção de ida e volta num valor menor do que a menor tarifa promocional vendida por ela, esta tarifa não será exibida no portal da agência. A agência poderá até emitir o TKT com essa tarifa promocional de ida e volta, mas terá que ter o login do site da cia aérea. E aí vem a dúvida: de que me serve um portal se tenho que consultar o site da Cia aérea para ver se a tarifa anunciada é a mesma no portal?
2) Outro problema nos portais, é a sincronização de tarifas do servidor da agência com o servidor da cia aérea. Há casos comuns de no site da cia aérea está sendo exibida a menor tarifa promocional, enquanto que no portal, é exibido a 2ª. ou 3ª. menor tarifa promocional.

























