Douglas Wires, nasceu em 1971, é casado e mora atualmente no Rio de Janeiro, atuando no mercado de turismo desde 1995. Fluente em inglês, é emissor Amadeus e Sabre de passagens aéreas nacionais e internacionais. Trabalhou em empresas como: VARIG, OCEANAIR e CARLSON WAGONLIT, adquirindo sólidos conhecimentos e experiência em cálculos de tarifas aéreas, supervisão de reservas e negociação de serviços de viagens.

EVENTOS CORPORATIVOS EM CRUZEIROS

Festas, lançamentos de produtos, convenções, viagens de incentivo, congressos, feiras paralelas, workshops, eventos de relacionamento com fornecedores, treinamentos de funcionários, celebrações especiais, formaturas, casamento com convidados. Todos esses eventos podem ser realizados a bordo de um navio, o que dispensa uma série de contratações de serviços necessárias aos eventos realizados em hotéis e resorts.
                   
O simples "estar a bordo" confere a um evento marítimo características diferenciadas se comparadas às habituais reuniões em terra. Se um hotel não pode sair do lugar, um navio pode chegar a vários destinos e ainda oferecer aos seus passageiros um excelente lazer a bordo, serviço de hotelaria afinado aos gostos mais exigentes,  refeições múltiplas e fartas e uma completa infra-estrutura corporativa e de negócios para a integração dos participantes do evento.

Nos navios mais modernos, como o Splendour of the Seas, a mudança das salas é automatizada e as paredes podem ser movidas com um apertar de botão. Em outras embarcações, tetos translúcidos móveis cobrem a piscina rapidamente em caso de chuva. Clippings dos melhores jornais, canais de TV via satélite e estações de internet conectam os passageiros ao resto do mundo. Os teatros viram local para palestras, as boates se transformam em salas de reunião. Entretanto, ao se planejar um evento em alto-mar, certos cuidados devem ser tomados, como:

RESERVA DO NAVIO
Antes de decidir realizar um evento em um navio de cruzeiro, deve-se colher informações usando a seguinte fórmula: tipo de evento X perfil do público X navio ideal (em função de capacidade, salas, categoria etc.) X época do ano adequada.

Quanto mais cedo for feita a reserva antecipada da viagem, mais tranqüilidade se consegue para se dedicar aos demais aspectos da organização do evento a bordo. Além disso, com a reserva antecipada, consegue-se maior poder de negociação, obtendo descontos mais abrangentes. Se a reserva do navio é feita em cima da hora, corre-se o risco de encontrar indisponíveis as cabines mais adequadas ao evento.

RESERVA DE CABINES
Para facilitar a localização e distribuição de brindes e programas, sugerimos que se faça a reserva antecipada da equipe que participará do evento em um único andar (deck) ou em dois, de acordo com o número de participantes. O procedimento facilitará a comunicação com todos e dará mais segurança aos participantes. Em cada deck existem pontos de apoio dos camareiros para abastecimento das cabines, trocas de toalhas, entre outros serviços.

INFORMAÇÕES AO GRUPO
Um deck de apoio em local central do navio ou mesmo no próprio piso onde se localiza o grupo (caso esteja no mesmo andar), facilitará a comunicação com todos.

Para que haja uma uniformidade nos procedimentos, é importante a empresa oferecer uma palestra de orientação no primeiro dia a bordo, logo após o embarque, entregando como reforço um livreto com todas as informações das atividades do evento, bem como os itens que foram acordados com a companhia marítima. Nesse informativo, deverá constar o responsável pelo grupo e como contatá-lo em caso de algum problema ou dúvida.A bordo, é imprescindível verificar quem será o contato central. É comum os navios designarem um coordenador de eventos para dar suporte ao evento.

COMUNICAÇÃO VISUAL
De acordo com as dimensões do evento, deve-se definir previamente, com a companhia marítima, quais os tipos de materiais promocionais se pode levar a bordo e como se deve sinalizar os locais das atividades. Quando o navio está fretado para uma empresa, existe uma liberdade muito maior, porém quando se está compartilhando espaço com passageiros em turismo, deve-se ter cuidado para não interferir nas atividades tradicionais a bordo.

PROGRAMA PERSONALIZADO DO EVENTO
Todos os navios possuem um programa das atividades diárias a bordo. Os participantes do evento poderão receber um programa personalizado com o logotipo da empresa que oferece o evento, contendo, além dos horários e os locais das atividades do evento, a programação da embarcação. Esse programa completo favorece a participação dos acompanhantes do grupo. Mas o conteúdo da programação e o logotipo deverão ser enviados para a companhia marítima bem antes do início do evento, para que esteja pronto no embarque da equipe.

DESPESAS DOS FUNCIONÁRIOS
Muitas empresas assumem as despesas dos seus participantes em um evento tradicional. Em um navio, a empresa deverá ajustar com a companhia marítima como será esse procedimento, pois, ao embarcar, cada pessoa recebe um cartão magnético com as funções de chave da cabine e de consumo interno no navio. A empresa poderá autorizar um crédito padrão nos cartões de sua equipe e um check out coletivo ao final da viagem.

RESERVA DO RESTAURANTE
Os horários para as refeições em um navio, geralmente, se dividem em dois turnos, com a reserva do local e do turno feitos logo no embarque. No caso de um evento empresarial, é aconselhável fazer a reserva prévia das mesas antes do embarque e a escolha do primeiro turno, pois sobrará mais tempo para os executivos participarem da noite de bordo. O staff de bordo irá planejar a colocação de todos em um local o mais reservado possível, facilitando a integração do time.

RESERVA DE LOCAL PARA SHOWS
Não há necessidade de reserva de local para os shows, pois existe um show para cada turno. Deve-se deixar o seu grupo livre para assistir ou não aos shows de bordo ou participar das inúmeras atividades que acontecem simultaneamente a bordo.

FESTAS PARTICULARES
Eventos privados poderão ser agendados previamente com a companhia marítima e posteriormente confirmados em reunião com a coordenação de evento de bordo. Mas dependerá da quantidade de pessoas e da disponibilidade do local no navio.

PLANEJAMENTO DE SALAS E EQUIPAMENTOS
Na reserva da viagem deverão ficar claras as necessidades de salas e equipamentos, para que a companhia marítima possa dar viabilidade ao evento. Não se pode esquecer que se estará em alto-mar, e detalhes como a falta de um projetor adequado ou de um flip chart não poderão ser resolvidos facilmente.

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