Festas, lançamentos de produtos, convenções, viagens
de incentivo, congressos, feiras paralelas, workshops,
eventos de relacionamento com fornecedores, treinamentos de funcionários,
celebrações especiais, formaturas, casamento com convidados. Todos esses
eventos podem ser realizados a bordo de um navio, o que dispensa uma série de contratações de serviços
necessárias aos eventos realizados em hotéis e resorts.
Nos navios mais modernos,
como o Splendour of the Seas, a mudança das salas é
automatizada e as paredes podem ser movidas com um apertar de botão. Em outras
embarcações, tetos translúcidos móveis cobrem a piscina rapidamente em caso de
chuva. Clippings dos melhores
jornais, canais de TV via satélite e estações de internet conectam os
passageiros ao resto do mundo. Os teatros viram local para palestras, as boates
se transformam em salas de reunião. Entretanto, ao se planejar um evento em
alto-mar, certos cuidados devem ser tomados, como:
RESERVA DO NAVIO
Antes de decidir realizar um evento em um navio de cruzeiro, deve-se
colher informações usando a seguinte fórmula: tipo de evento X perfil do público X navio ideal (em função de capacidade,
salas, categoria etc.) X época do
ano adequada.
Quanto mais cedo for feita a reserva antecipada da viagem, mais
tranqüilidade se consegue para se dedicar aos demais aspectos da organização do
evento a bordo. Além disso, com a reserva antecipada, consegue-se maior poder
de negociação, obtendo descontos mais abrangentes. Se a reserva do navio é
feita em cima da hora, corre-se o risco de encontrar indisponíveis as cabines
mais adequadas ao evento.
RESERVA DE CABINES
Para facilitar a localização e distribuição de brindes e programas,
sugerimos que se faça a reserva antecipada da equipe que participará do evento
em um único andar (deck) ou em dois,
de acordo com o número de participantes. O procedimento facilitará a
comunicação com todos e dará mais segurança aos participantes. Em cada deck existem pontos de apoio dos
camareiros para abastecimento das cabines, trocas de toalhas, entre outros
serviços.
INFORMAÇÕES AO GRUPO
Um deck de apoio em local
central do navio ou mesmo no próprio piso onde se localiza o grupo (caso esteja
no mesmo andar), facilitará a comunicação com todos.
Para que haja uma uniformidade nos procedimentos, é importante a empresa
oferecer uma palestra de orientação no primeiro dia a bordo, logo após o
embarque, entregando como reforço um livreto com todas as informações das
atividades do evento, bem como os itens que foram acordados com a companhia
marítima. Nesse informativo, deverá constar o responsável pelo grupo e como
contatá-lo em caso de algum problema ou dúvida.A bordo, é imprescindível
verificar quem será o contato central. É comum os navios designarem um
coordenador de eventos para dar suporte ao evento.
COMUNICAÇÃO VISUAL
De acordo com as dimensões do evento, deve-se definir previamente, com a
companhia marítima, quais os tipos de materiais promocionais se pode levar a
bordo e como se deve sinalizar os locais das atividades. Quando o navio está
fretado para uma empresa, existe uma liberdade muito maior, porém quando se
está compartilhando espaço com passageiros em turismo, deve-se ter cuidado para
não interferir nas atividades tradicionais a bordo.
PROGRAMA PERSONALIZADO DO EVENTO
Todos os navios possuem um programa das atividades diárias a bordo. Os
participantes do evento poderão receber um programa personalizado com o
logotipo da empresa que oferece o evento, contendo, além dos horários e os
locais das atividades do evento, a programação da embarcação. Esse programa
completo favorece a participação dos acompanhantes do grupo. Mas o conteúdo da
programação e o logotipo deverão ser enviados para a companhia marítima bem
antes do início do evento, para que esteja pronto no embarque da equipe.
DESPESAS DOS FUNCIONÁRIOS
Muitas empresas assumem as despesas dos seus participantes em um evento
tradicional. Em um navio, a empresa deverá ajustar com a companhia marítima
como será esse procedimento, pois, ao embarcar, cada pessoa recebe um cartão
magnético com as funções de chave da cabine e de consumo interno no navio. A
empresa poderá autorizar um crédito padrão nos cartões de sua equipe e um check out coletivo ao final da viagem.
Os horários para as refeições em um navio, geralmente, se dividem em
dois turnos, com a reserva do local e do turno feitos logo no embarque. No caso
de um evento empresarial, é aconselhável fazer a reserva prévia das mesas antes
do embarque e a escolha do primeiro turno, pois sobrará mais tempo para os
executivos participarem da noite de bordo. O staff de bordo irá planejar a
colocação de todos em um local o mais reservado possível, facilitando a
integração do time.
Não há necessidade de reserva de local para os shows, pois existe um
show para cada turno. Deve-se deixar o seu grupo livre para assistir ou não aos
shows de bordo ou participar das inúmeras atividades que acontecem
simultaneamente a bordo.
FESTAS PARTICULARES
Eventos privados poderão ser agendados previamente com a companhia
marítima e posteriormente confirmados em reunião com a coordenação de evento de
bordo. Mas dependerá da quantidade de pessoas e da disponibilidade do local no
navio.
PLANEJAMENTO DE SALAS E EQUIPAMENTOS
Na
reserva da viagem deverão ficar claras as necessidades de salas e equipamentos,
para que a companhia marítima possa dar viabilidade ao evento. Não se pode
esquecer que se estará em alto-mar, e detalhes como a falta de um projetor
adequado ou de um flip chart não
poderão ser resolvidos facilmente.
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