CONTA EBTA (Enhanced Business Travel Account), é um sistema de pagamento centralizado, destinado exclusivamente à compra de passagens aéreas. Facilita a manutenção dos acordos existentes com as cias aéreas, permitindo concentrar, em um único número de conta , todas as passagens aéreas dos viajantes autorizados pela empresa, sejam eles funcionários ou não.
- O EBTA é um novo sistema de faturamento destinado exclusivamente à compra de passagens aéreas que reflete com fidelidade todas as transações realizadas pelo seu agente de viagens.
- A base para a emissão do Extrato de Conta são as informações transmitidas pela agência de viagens e não a submissão da cia aérea.
- O bom funcionamento do produto EBTA depende exclusivamente da qualidade das informações que são transmitidas pela Agência.
CARACTERÍSTICA DE UMA CONTA EBTA
01 - Conta Única
Um único número de conta atribuído à empresa – cliente para todos os viajantes (funcionários ou não), sem a emissão do plástico.
02 - Exclusividade
A conta EBTA é criada relacionando a empresa cliente à agência. Assim, cada número de conta EBTA só poderá ser utilizado na agência com a qual a conta EBTA foi aberta.
03 - Extrato de Conta Único
Um só documento que cobre todo o período de faturamento determinado pelo cliente, consolidando todas as informações de passagens aéreas e viajantes.
04 - Rapidez de Captura das Transações
As transações são transmitidas pela Agência de Viagens e capturadas pelo sistema EBTA até três dias após a emissão do bilhete.
05 - Flexibilidade de Faturamento
Há várias opções de faturamento: mensal, quinzenal ou decendial.
Mensal............... 11 dias após o fechamento da fatura
Quinzenal........... 12 dias após o fechamento da fatura
Decendial .......... 13 dias após o fechamento da fatura
06 - Prazos de Pagamento
Os prazos variam de acordo com a freqüência de faturamento escolhida, e podem ser alterados pela dministradora do cartão em conformidade com suas políticas internas.
CARACTERÍSTICAS DO CARTÃO EBTA
01 - Rapidez no envio do Extrato
Além do extrato de conta EBTA em papel, os dados do extrato de conta podem ser enviados eletronicamente via sistema de caixa-postal.
02 - Informações Gerenciais
3 tipos de Relatórios Gerenciais para controle e acompanhamento dos gastos:
• Resumo de Fornecedores
• Volumes Anuais
• Análise de Reembolsos
BENEFÍCIOS PARA A EMPRESA
Administrativo
• Centralização das despesas de Passagens Aéreas num único documento com informações detalhadas.
• O controle das despesas é facilitado, pois são faturadas no mesmo período em que ocorrem.
• Relatórios Gerenciais que auxiliam em negociações com fornecedores e controle de reembolsos.
• Com o Extrato Eletrônico EBTA a empresa pode processar os dados diretamente em seus sistemas, eliminando digitação (o movimento mínimo mensal para instalação desse serviço é de US$30 mil).
Financeiro
• Ganho mínimo de 10 dias de prazo para pagamento, para o cliente que optar pelo faturamento mensal (pois passará de uma média de 17 para 28 dias para o pagamento da fatura).
• Otimização do fluxo de caixa. A empresa programa seus pagamentos para uma única data do mês.
Seguros e Serviços
• O novo produto oferece seguros de acidentes pessoais em viagem, seguro de bagagem e serviços de assistência emergencial em viagens.
EXTRATO DE CONTA EBTA
I - A riqueza de informações garante a qualidade e facilidade de reconciliação do Extrato de Conta EBTA. Nesse extrato, são detalhados os seguintes dados da viagem:
• Numero do Bilhete
• Companhia Aérea
• Data de Emissão
• Nome do Passageiro
• Número da Fatura
• Rota e Classe do Vôo
• Valor da Passagem
• Taxa de Embarque
• Valor do Desconto (zerado)
• Valor a Pagar
• Departamento
• Centro de Custo
• Matrícula do Funcionário
• Requisição de Viagem
II - O Extrato de Conta EBTA é composto por 6 seções:
- Resumo das Transações
- Novas Transações
- Transações Correntes
- Transações em atraso
- Transações Pagas (opcional)
- Ficha Nacional de Compensação
CRONOGRAMA DE ABERTURA DE CONTA EBTA
O prazo médio para a abertura de uma conta EBTA é de 15 dias úteis contados a partir do recebimento dos formulários e da documentação necessária.
PROCESSO DE FECHAMENTO DE EXTRATO
- O Faturamento das passagens aéreas é feito diretamente a partir das informações transmitidas pela Agência de Viagens.
- Portanto, um dos benefícios mais significativos do EBTA é a independência da submissão da Companhia Aérea para a emissão do Extrato de Conta EBTA. Lembrando que o processo de reconciliação não afeta o faturamento.
- O EBTA executa um processo de qualidade das informações com base nos critérios definidos pelo cliente. Quando os dados enviados pela Agência não obedecem a estes critérios, os mesmos são isolados em uma fila para correção de dados.
- Relatórios de campo faltantes são encaminhados às Agências quando existirem dados para correção.
- Estes dados faltantes podem impactar o atraso na emissão da fatura em até 3 dias da fatura.
- O cancelamento de bilhetes somente poderá ocorrer no mesmo dia da emissão da passagem assim, após a transmissão dos bilhetes à conta EBTA o viajante deverá solicitar o reembolso do bilhete.
CONTATOS PARA OS CLIENTES E AGÊNCIAS
I - A empresa deve contactar o banco gestor da sua conta corporativa no caso de dúvidas quanto ao extrato de conta:
• Saldo a Pagar
• Pagamento a menor
• Alocação de créditos em aberto
• Disputa de bilhete
• Reembolsos lançados no Extrato de Conta
• Segunda via de Extrato
II - A empresa deve contactar a agência de viagens no caso de dúvidas quanto aos dados do bilhete:
• Dados da Viagem (No. Bilhete, Rota, etc.)
• Referências do cliente (Centro de Custo, Departamento, etc.)
• Valor acordado do bilhete
• Reembolsos pendentes
SEGUROS GRATUITOS
Na compra de passagens aéreas com a Conta EBTA, os funcionários da sua empresa contarão, gratuitamente, com seguros pelos quais, normalmente, teriam de pagar:
- Segurode Acidentes Pessoais em Viagem
- Assistência médica hospitalar em caso de enfermidade aguda ou acidente
- Seguro de Bagagem
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