CUIDADOS NO CONTROLE DOS BLOQUEIOS
- Cancelar todo o bloqueio da semana seguinte,
- Alterar a data do checkin para quarta-feira. Dessa forma a agência teria ainda uma oportunidade de ocupar parte do seu bloqueio para o período de quarta a sexta, sendo no entanto obrigada a cancelar o mesmo integralmente na segunda-feira a noite para não correr riscos com o NOSHOW.
COMO GERENCIAR OS BLOQUEIOS
- Somente uma pessoa deve ser responsável pelo bloqueio e ela mesma é quem deverá fazer a alteração de nome e de data da hospedagem. Em hipótese alguma o coordenador do bloqueio deverá pedir a outra pessoa fazer isso em seu lugar para que erros, desentendimentos e falta de comunicação não ocorram.
- Utilize as ferramentas do OUTLOOK, como os lembretes e calendário, para ter maior controle sobre o bloqueio .
- Faça uso de uma planilha EXCELL detalhando todos os períodos e quartos em hotéis bloqueados por você. Crie a planilha com no máximo 3 colunas. Se a necessidade for grande, imprima-a. Sua planilha deve conter uma legenda de cores. Cada cor de uma linha da planilha representa uma nota da legenda, onde:
LARANJA= pendente de alteração de nomeAZUL= reserva confirmadaBRANCO= reserva ainda não utilizadaVERMELHO= cancelar reserva se não utilizada
- Envie sempre uma cópia (EXCELL) dos bloqueios para o seu email pessoal. Além de funcionar como backup, serão de grande ajuda para você fazer a última revisão do bloqueio em casa se tiver esquecido de cancelar algum quarto não utilizado antes de terminar o trabalho na agência.
- Crie uma página web privada no GOOGLE SITES ou no GOOGLE DOCS para colar todos os seus bloqueios. Além de servir como backup, você poderá acessá-la de qualquer computador uma vez que os dados estão nas nuvens.
https://sites.google.com/site/borntoissue/bloqueio-de-hotel |
- Pesquise por outras ferramentas que possam agregar valor ao seu trabalho. Um bom exemplo disso são os apps ASTRID e ASANA. Ambos têm versão gratuita para iPHONE e ANDROID, o que possibilita fazer o acompanhamento do bloqueio enquanto se desloca de ônibus ou metrô para casa. Os apps têm ainda versão para desktops e podem ser utilizados para trabalho em grupo. ASANA é mais completo para gerenciamento de tarefas em comparação com ASTRID, que é muito fácil de usar, simples e se adequa muito bem as necessidades dos serviços numa agência de viagem.
- Utilize o ASTRID para sincronizar as tarefas de acompanhamento dos seus bloqueios no GOOGLE AGENDA. Dessa forma, você poderá programar o calendário do GOOGLE AGENDA para te enviar emails e SMS dois ou três dias antes da data do checkin do bloqueio e com isso reduzir a 0% os riscos com NOSHOW.
Após programado o GOOGLE AGENDA com o auxílio do ASTRID, será assim que você receberá as informações de alertas no seu smartphone.
Esse método é usado principalmente para hotéis cuja disponibilidade não pode ser acessada dos GDS. É ideal para agentes de viagens sem experiência em operar GDSs. Funciona da seguinte forma:
1) O bloqueio é feito primeiramente enviando um email para o hotel solicitando o FATURAMENTO das reservas com os nomes falsos.
2) Ao receber do hotel o email de confirmação do bloqueio, mantenha-o num lugar visível e de fácil acesso no seu computador, como no DESKTOP ou na caixa de entrada do seu OUTLOOK.
3) Ao confirmar a reserva para um hóspede verdadeiro, reenvie o email de confirmação da hospedagem que recebeu do hotel solicitando a troca do nome falso (associado ao código da sua reserva) para o nome do hóspede verdadeiro. O texto no seu email deverá ser parecido como esse abaixo:
"Com relação a reserva 8322, solicito a alteração do nome do hóspede JOAO LIMA para PEDRO AGUIAR."
MÉTODO II - BLOQUEIO FEITO VIA GDS
Esse método disponibiliza ao agente de viagem controle online total da disponibilidade de hotéis, alterações de nome do hóspede e da data de hospedagem.
Funciona da seguinte forma:
1) O bloqueio com nomes falsos é feito no GDS para cada período de dia útil da semana. Faça o PNR com o nome de apenas um hóspede. Quanto ao período de hospedagens, DOUGLAS WIRES recomenda que cada PNR contenha apenas as semanas de 1 único mês.
2) À medida que os hóspedes verdadeiros forem surgindo, o agente de viagem, por meio de comandos específicos no seu GDS, altera o nome do hóspede falso pelo nome do hóspede verdadeiro, altera a data de checkin e/ou checkout se necessário e insere observações no PNR, como essa abaixo, para servir de lembrete que essa reserva é um bloqueio com nome falso.
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