Douglas Wires, nasceu em 1971, é casado e mora atualmente no Rio de Janeiro, atuando no mercado de turismo desde 1995. Fluente em inglês, é emissor Amadeus e Sabre de passagens aéreas nacionais e internacionais. Trabalhou em empresas como: VARIG, OCEANAIR e CARLSON WAGONLIT, adquirindo sólidos conhecimentos e experiência em cálculos de tarifas aéreas, supervisão de reservas e negociação de serviços de viagens.

COMO FAZER BLOQUEIO DE QUARTOS EM HOTÉIS COM NOMES FALSOS DE HÓSPEDES

Aintenção de se fazer bloqueios com nomes falsos é garantir a agência quartos disponíveis para um cliente corporativo que frequentemente os solicita para a viagem dos seus funcionários. Como a maioria dos hotéis dificilmente permitem esse tipo de gerenciamento de quartos, não há outra alternativa a não ser fazer reservas falsas com a forma de pagamento faturado.

O bloqueio de quartos garante venda certa (principalmente em períodos de evento numa cidade quando a maioria dos hotéis já estão lotados), aumenta a produtividade do consultor de viagem porque ele não perde tempo ligando de hotel para hotel perguntando se há vagas e ao mesmo tempo reduz os custos da agência com ligações telefônicas. 



CUIDADOS NO CONTROLE DOS BLOQUEIOS


1) NOSHOW

É necessário extrema atenção e organização de trabalho para que não seja esquecido de se fazer o cancelamento dos quartos não ocupados para não pagar pelo NOSHOW.

O método de bloqueio corporativo testado por DOUGLAS WIRES recomenda que os bloqueios sejam feitos de segunda a sexta. Para evitar o NOSHOW, existe duas alternativas a serem tomadas sempre às 19hs da sexta-feira anterior ao início da próxima semana do bloqueio:
  • Cancelar todo o bloqueio da semana seguinte,
  • Alterar a data do checkin para quarta-feira. Dessa forma a agência teria ainda uma oportunidade de ocupar  parte do seu  bloqueio para o período de quarta a sexta, sendo no entanto obrigada a cancelar o mesmo integralmente na segunda-feira a noite para não correr riscos com o NOSHOW. 

2) PRAZO PARA O CANCELAMENTO DA RESERVA

Certos hotéis podem exigir antecedência de 2 ou 3 dias de cancelamento da data do checkin para não ser cobrado o NOSHOW. No GDS, ao reservar um quarto e antes de transmitir ER, em alguns casos, o sistema exibe uma breve mensagem avisando sobre essa política.




3) TARIFA
Cuidado ao fazer reservas no GDS com tarifas não reembolsáveis, o que  seria um grande prejuízo para a agência se não conseguisse ocupar todos os quartos bloqueados.



COMO GERENCIAR OS BLOQUEIOS
  • Somente uma pessoa deve ser responsável pelo bloqueio e ela mesma é quem deverá fazer a alteração de nome e de data da hospedagem. Em hipótese alguma o coordenador do bloqueio deverá pedir a outra pessoa fazer isso em seu lugar para que erros, desentendimentos e falta de comunicação não ocorram.
  • Utilize as ferramentas do OUTLOOK,  como os lembretes e calendário, para ter maior controle sobre o bloqueio .

  • Faça uso de uma planilha EXCELL detalhando todos os períodos e quartos em hotéis bloqueados por você. Crie a planilha com no máximo 3 colunas. Se a necessidade for grande, imprima-a. Sua planilha deve conter uma legenda de cores. Cada cor de uma linha da planilha representa uma nota da legenda, onde:
LARANJA= pendente de alteração de nome
AZUL= reserva confirmada
BRANCO= reserva ainda não utilizada
VERMELHO= cancelar reserva se não utilizada

  • Envie sempre uma cópia (EXCELL) dos bloqueios para o seu email pessoal. Além de funcionar como backup, serão de grande ajuda para você fazer a última revisão do bloqueio em casa se tiver esquecido de cancelar algum quarto não utilizado antes de terminar o trabalho na agência.
  • Crie uma página web privada no GOOGLE SITES ou no GOOGLE DOCS para colar todos os seus bloqueios. Além de servir como backup, você poderá acessá-la de qualquer computador uma vez que os dados estão nas nuvens.
https://sites.google.com/site/borntoissue/bloqueio-de-hotel
  • Pesquise por outras ferramentas que possam agregar valor ao seu trabalho. Um bom exemplo disso são os apps ASTRID e ASANA. Ambos têm versão gratuita para iPHONE e ANDROID, o que possibilita fazer o acompanhamento do bloqueio enquanto se desloca de ônibus ou metrô para casa. Os apps têm ainda versão para desktops e podem ser utilizados para trabalho em grupo. ASANA é mais completo para gerenciamento de tarefas em comparação com ASTRID, que é muito fácil de usar, simples e se adequa muito bem as necessidades dos serviços numa agência de viagem.
  • Utilize o ASTRID para sincronizar as tarefas de acompanhamento dos seus bloqueios no GOOGLE AGENDA. Dessa forma, você poderá programar o calendário do GOOGLE AGENDA para te enviar emails e SMS dois ou três dias antes da data do checkin do bloqueio e com isso reduzir a 0% os riscos com NOSHOW.

Após programado o GOOGLE AGENDA com o auxílio do ASTRID, será assim que você receberá as informações de alertas no seu smartphone.



MÉTODO I - BLOQUEIO FEITO POR EMAIL
Esse método é usado principalmente para hotéis cuja disponibilidade não pode ser acessada dos GDS. É ideal para agentes de viagens sem experiência em operar GDSs. Funciona da seguinte forma:

1) O bloqueio é feito primeiramente enviando um email para o hotel solicitando o FATURAMENTO das reservas com os nomes falsos.

2) Ao receber do hotel o email de confirmação do bloqueio, mantenha-o num lugar visível e de fácil acesso no seu computador, como no DESKTOP ou na caixa de entrada do seu OUTLOOK.



3) Ao confirmar a reserva para um hóspede verdadeiro, reenvie o email de confirmação da hospedagem que recebeu do hotel solicitando a troca do nome falso (associado ao código da sua reserva) para o nome do hóspede verdadeiro. O texto no seu email deverá ser parecido como esse abaixo:

"Com relação a reserva 8322, solicito a alteração do nome do hóspede JOAO LIMA para PEDRO AGUIAR."

MÉTODO II - BLOQUEIO FEITO VIA GDS
Esse método disponibiliza ao agente de viagem controle online total da disponibilidade de hotéis, alterações de nome do hóspede e da data de hospedagem. 


Funciona da seguinte forma:
1) O bloqueio com nomes falsos é feito no GDS para cada período de dia útil da semana. Faça o PNR com o nome de apenas um hóspede. Quanto ao período de hospedagens, DOUGLAS WIRES recomenda que cada PNR contenha apenas as semanas de 1 único mês.

2) À medida que os hóspedes verdadeiros forem surgindo, o agente de viagem, por meio de comandos específicos no seu GDS, altera o nome do hóspede falso pelo nome do hóspede verdadeiro, altera a data de checkin e/ou checkout se necessário e insere observações no PNR, como essa abaixo, para servir de lembrete que essa reserva é um bloqueio com nome falso.



NOTA 1: Nos GDSs, após passado a data do checkout, o segmento de hotel é excluído automaticamente pelo sistema que exibe o próximo período que será usado. Se o hóspede fizer o checkout antes da data prevista do bloqueio, o mesmo acontece. Com isso, o PNR continua ativo para ser utilizado os próximos períodos do bloqueio, bastando agora o agente de viagem alterar o nome do hóspede (antes verdadeiro para o bloqueio anterior, mas agora falso para os demais) pelo nome de outro.



NOTA 2: Suponhamos que o bloqueio da primeira semana (que ainda não iniciou) já foi todo ocupado e agora você tem outro viajante querendo utilizar o bloqueio da segunda semana. Se o bloqueio tivesse sido feito via email (método I) não haveria problema algum quanto a mudança de nome na reserva pois bastaria enviar um email ao hotel solicitando a alteração de nome. Porém, quando o bloqueio é feito via GDS (método II), é necessário  esperar primeiro acabar a primeira semana do bloqueio que ainda está ativa no PNR para inserir o nome do novo hóspede assim que o seguimento da hospedagem da primeira semana exibida no PNR for excluída pelo sistema. Se isso não for feito, o agente de viagem mudará acidentalmente o nome do hóspede da primeira semana pelo hóspede da segunda semana. Ou seja, nos GDSs, as alterações de nomes em bloqueios com nomes falsos têm que ser feitas em ordem cronológica das datas do bloqueio. Isso obriga o agente de viagem a fazer o acompanhamento desse PNR para fazer a mudança de nome que ficará pendente até a data do checkout da semana que antecede a hospedagem do novo hóspede. 



NOTA 3: Suponhamos que você tenha 2 hóspedes querendo utilizar o bloqueio da primeira semana. Um de segunda a terça e o outro de quarta a sexta, por exemplo. Se o bloqueio tivesse sido feito via email (método I) não haveria problema algum pois bastaria enviar um email ao hotel solicitando a divisão da reserva. Porém, quando o bloqueio é feito via GDS (método II), não é possível transformar um seguimento de hotel em dois. Nesse caso, a solução é telefonar para o hotel e coordenar junto ao departamento de reserva a divisão da hospedagem do bloqueio e seus devidos ajustes (inserção do nome do segundo hóspede e alteração do nome falso do hóspede pelo verdadeiro). Ao fazer isso, o departamento de reservas do hotel lhe pedirá um email com o localizador da reserva de segunda a sexta bloqueada por você e pedirá também que a cancele no GDS para que o quarto seja desbloqueado no sistema do hotel, que já sabendo disso, garantirá a alteração da hospedagem.

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