O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE RESERVAS DE GRUPO

Saber fechar grupos requer organização e planejamento do agente, principalmente quando se trata de vôos charters, fretamento de navios ou bloqueios de quartos em hotéis para eventos de empresas, onde todos os assentos e quartos já estão comprados pela agência, mas se o vôo vai decolar cheio ou vazio ou se todos os quartos serão ocupados, isso cabe à agência em saber administrar. Alguns procedimentos como:

a) iniciar a venda dos assentos/quartos com valores altos e ir os diminuindo à medida que a data da viagem se aproxima,

b) agenciar a venda destes vôos/quartos com outras agências pagando-as comissões ou as repassando preços netos por cada reserva feita com a operadora do vôo,

c) anunciar na mídia pacotes turísticos cujas viagens aéreas são operadas por vôos charters e/ou com acomodação em bloqueio de quartos,

...são modalidades freqüentemente praticadas por agências que gerenciam grupos envolvendo pacotes turísticos com vôos fretados e bloqueios em quartos de hotéis. Por isso, quando se trabalha com grupos, é inevitável não associá-los a estas facilidades. Uma faz da outra um atrativo e razão para a compra.

Mas há também aquelas ocasiões em que só é feita a parte aérea cuja reserva de grupo não é suficiente para fretar um avião. Assim mesmo, muitos clientes têm a impressão de que ao se fazer uma reserva de grupo eles estão tendo vantagens econômicas devido:

• O valor da passagem aérea ser menor do que as tarifas disponibilizadas para venda no mercado.

• O líder do grupo (geralmente o guia de turismo) ter direito a uma passagem aérea gratuita.

• O prazo para a compra ser mais extenso.

• A viabilidade de poder parcelar sem juros e com um número maior de prestações.

Porém, é importante mencionar ao responsável pelo grupo que um contrato de grupo de uma cia aérea pode estabelecer cláusulas como:

• O bilhete aéreo não é reembolsável.

• O bilhete aéreo não é válido para reemissões.

• Caso o número de passageiros do grupo reduzir para menos de 10 assentos, a tarifa a ser aplicada será a tarifa publicada. Ou seja, uma tarifa mais cara do que a tarifa de grupo devido a redução do número de pessoas.

Se o agente de viagens não redigir um contrato ou email informando tais condições da reserva do grupo (cada cia aérea tem a sua política de vendas) ou não encaminhar o contrato do grupo redigido pela própria cia aérea para informar ao seu responsável os termos e condições do contrato, tanto ele quanto a agência poderão se envolver em um compromisso de venda cujo qual nenhum dos membros do grupo irão querer se responsabilizar porque não foram informados, caso mais tarde haja um cancelamento da viagem ou uma redução no número do grupo.