COMO OS GRUPOS SÃO FORMADOS

Na prática, existe três modelos de viagem de grupo aceito pelas cias aéreas e que influenciam toda a logística de uma viagem que poderá se tornar um pacote turístico ou um evento.

E dentro desse contexto, um grupo pode assumir um perfil de viagem, conforme os destacados a seguir:

1) GRUPOS DE INCENTIVOS ou CORPORATIVOS

O líder do grupo é uma empresa que está pagando a viagem de seus funcionários, sócios, ou acionistas para participarem de uma reunião de negócios, feiras de exposições, eventos ou congressos. Este tipo de grupo sempre viaja com datas já determinadas e com a quantidade de pessoas já definidas. Outra forma de apresentação deste tipo de grupo, é quanto ao que chamamos de viagem de incentivo. Trata-se de uma premiação que a empresa dá aos seus funcionários e clientes.


 2) GRUPOS AGENCIADOS
São os grupos formados pelas agências de viagens cuja venda é incerta e seus integrantes, na maior parte, não se conhecem. Sua principal característica é o foco na venda de um único produto. Uma agência pode não ter condições de fretar um vôo, mas tem condições financeiras de comprar no mínimo 10 assentos dentro de um avião para operar reservas de grupo em datas muito procuradas como Natal, Ano Novo, Carnaval e outras festas bastante populares como São João, cujo risco de não perder dinheiro é quase nulo.

Este processo é semelhante a venda de bilhetes de vôos fretados, sendo que neste caso a agência que bloqueou os assentos compartilha sua revenda com outras agências e até mesmo diretamente com clientes interessados no preço daquelas datas bloqueadas. Se assim mesmo os assentos não forem ocupados, é a agência operadora do grupo que ficará com o prejuízo, e não os passageiros ou as outras agências que lhe venderam os bilhetes.

Para agenciar grupos formados por agências é preciso analisar com atenção o contrato de grupos das cias aéreas e as regras tarifárias. Alguns contratos adicionam novas regras à tarifa de grupo e outros fazem prevalecer as regras tarifárias da classe reservada dando inclusive direito a reemissão.

Algumas vezes, o passageiro nem sabe que está viajando em uma reserva de grupo. Ele compra o bilhete porque está abaixo do valor de mercado. Repare que, como se trata de um bloqueio, todo contrato de grupo especifica a data que os bilhetes têm que ser emitidos: 30 a 45 dias de antecedência da data da viagem. À medida que a data vai se aproximando o valor da passagem diminui como estratégia de ocupação máxima dos assentos bloqueados.

3) GRUPOS DE EVENTOS / CONGRESSOS
O líder do grupo é o organizador de um evento, ou o responsável em reunir as pessoas que irão participar de um evento cujo qual ele é o elo de contato entre os organizadores do evento e as pessoas que estão interessadas a irem nesse evento. Quem participa de um congresso ou evento já viaja com datas definidas, porém o número de pessoas (para mais ou para menos) oscila até a última hora do seu fechamento.

Neste caso, as pessoas pagam ao líder o valor referente a sua participação no evento, e este entra em contato com uma agência de viagens que irá cobrar do cartão de crédito do líder do grupo (ou da empresa representada por ele) o valor dos serviços aéreos e terrestres.

É comum se defrontar com situações em que o organizador faz da realização destes eventos uma atividade comercial paralela a sua profissão (professor, pastor, líderes de associações, etc) cuja qual venha a lhe trazer algum retorno financeiro por parte da agência. Quando há essa intenção, é necessário recompensar o líder do grupo pagando-o um percentual sobre as comissões ganhas em cada bilhete emitido (processo semelhante quando uma agência não-IATA solicita os serviços de emissão de uma agência IATA).

4) GRUPOS DE EXCURSÃO / FÉRIAS
O líder do grupo é um guia de turismo, ou uma pessoa influente dentro de um ciclo familiar ou de amigos que os influencia a planejar uma viagem com o intuito de diminuir os gastos das despesas aéreas e terrestres. Ele reúne as pessoas que vão viajar partindo do princípio que uma compra com um grande número de pessoas é mais barata do que se cada uma comprasse o bilhete separadamente. Quando um grupo pequeno de pessoas é formado por amigos e familiares as dificuldades mais comuns no seu fechamento são:

• Alguns membros desejam partir ou retornar mais cedo (as datas não são fixas).

• Alguns membros decidem comprar o TKT por conta própria, o que reduz o número do grupo que está sendo cotado e a possibilidade de bloquear assentos para fazer reserva de grupo.

• O líder do grupo não tem comprometimento em se comunicar com os outros integrantes para fechar logo a venda. Muitas vezes, ele nem conhece todas as pessoas que estão viajando devido se formar uma corrente: um participante do grupo convida um amigo pessoal que o líder do grupo não conhece.

• Nem todos os integrantes do grupo podem não ter o interesse em conhecer a cidade que será visitada. Sua escolha se deve ao preço que conseguiram para gastar dentro dos seus orçamentos de férias ou de excursão.

Assim mesmo, o líder do grupo entra em contato com as agências de viagens para fazer a cotação de preços baseando-se:

• No par de cidades.

• Nas datas da viagem que não são fixas, podendo variar conforme o desejo de alguns membros, o que pode descaracterizar a viagem de grupo.

• No número estimado de pessoas.

• Nos gastos com os serviços aéreos e/ou terrestres.

Ao fechar a venda, repare que o débito dos serviços aéreos e terrestres são feitos com vários cartões de crédito, e não com apenas um que deveria ser o do líder do grupo. Isso porque ele direciona os integrantes do grupo a entrarem em contato com a agência para cada um pagar por sua viagem, pois é raro negociar com um líder de grupo que recebe primeiro o pagamento dos viajantes para depois repassar de uma vez só a agência de viagens.