COMO PLANEJAR UMA CONFERÊNCIA OU REUNIÃO DE GRUPO

Ogerenciamento de um evento de grupo abrange desde pequenas reuniões, treinamentos, seminários a conferências de grande escala. Ao organizar um evento, pense na possibilidade de reunir negócios com o lazer em família ou para o próprio funcionário da empresa no hotel em que a reunião ou conferência será realizada. Muitos eventos em hotéis implicam em hospedagem de final de semana ou mais dias, exigindo do operador do evento conhecimentos que possibilitem a integração de negócios com lazer. O planejamento de um evento é baseado em 5 pontos.

I – TRANSPORTE AÉREO E TERRESTRE

O serviço começa com a escolha do local ideal (aeroporto ou hotel) de acordo com a cidade de partida dos membros da reunião, o tempo de viagem, o custo da viagem até o local, e o transporte terrestre feito por aluguel de carro, shuttles ou traslados do aeroporto ao hotel.

Considere também o tamanho do grupo. Dependendo do número de pessoas poderá não haver quartos disponíveis para acomodar todos os hóspedes, obrigando o operador do grupo a hospedá-los em outro hotel, ou em diferentes categorias de quarto no mesmo hotel ou em dois ou mais hotéis próximos do hotel onde o evento será realizado.

II – ESCOLHA DO LOCAL

A opção de realizar uma reunião em uma sala de conferência no aeroporto possibilita a facilidade de dispensar uma reserva de quarto em um hotel para passar a noite. O grupo poderá voar ao encontro de uma reunião marcada com um cliente, fechar o negócio e retornar para casa ainda em tempo para o jantar.

Entretanto, cada reunião é única com necessidades diferentes uma das outras e que acabam exigindo sua realização em um hotel específico. Neste caso, os conceitos que devem ser analisados neste tópico para a aceitação da venda pelo cliente, são:

• O tipo de hotel que melhor se adequará as necessidades da reunião: um hotel no aeroporto, um hotel de convenção e reunião, resort ou centro de conferência.
• O tipo e número de quartos necessários: singles, doubles, triples, suítes, quartos equipados com acesso à internet ou para hóspedes deficientes.
• As facilidades disponibilizadas no hotel: restaurantes, cassino, campo de golfe, localidade próxima ao parque de entretenimento, sauna ou opções de recreação.
• O programa de fidelidade da rede hoteleira: certas redes hoteleiras oferecem recompensas a seus hóspedes que se registraram em seus programas de fidelidade. Tais vantagens incluem: acúmulo de pontos pela acomodação no hotel e milhas com a cia aérea simultaneamente e também bônus extras em promoções de premiações freqüentes.

III – ESCOLHA DA SALA DE REUNIÃO OU DE CONFERÊNCIA

A configuração da sala de reunião tem um impacto direto na mensagem transmitida. A configuração de sala ideal pode melhorar os objetivos de cada sessão e aumentar a experiência de aprendizado dos participantes. Alguns exemplos de configuração de sala são:

• Conference e Hollow Square: apropriadas para discussões interativas e sessões de anotações para menos de 25 pessoas.
• E-shape, U-shape e T-shape: apropriadas para grupos com menos de 40 pessoas. É ideal para a interação com um líder sentado na cabeceira da configuração da mesa. O uso de equipamentos audiovisuais são geralmente aplicados na parte aberta do final dos assentos.
• Ovals e rounds: são mesas geralmente usadas para refeições, buffets e sessões envolvendo pequenos grupos de discussão e outros tipos de celebrações.
• Reception: poucas mesas e cadeiras são disponibilizadas. É geralmente usada para exibições, casamentos e festa de salão onde garçons servem os convidados com bebidas e aperitivos.
• Theater: apropriada para grandes sessões e curtos discursos que não requerem anotações extensas. Esta é uma configuração bastante conveniente para ser usada antes do início de debates ou em dinâmica de grupo porque as cadeiras podem ser removíveis.
• Schoolroom ou classroom: é a configuração mais desejada para treinamentos de média a longa duração. Necessita de uma sala relativamente grande. As mesas fornecem aos alunos espaço suficiente para por os materiais de apoio e fazerem anotações.

Após a escolha da configuração desejada, deve-se atentar quanto:

• A planta da sala de reunião: salas de reuniões apresentam-se em formas e tamanhos diferentes. Por esta razão, envie um email com a planta da sala de reunião com informação sobre suas dimensões, a altura do teto e se existe alguma obstrução, como colunas ou palco com nível baixo, que venham a obstruir apresentações audiovisuais.

• O espaço de sala ideal: “Qual o metro quadrado por pessoa ideal para um tipo de configuração desejada?” Dependendo da escolha, uma sala 7m31cm X 10m36cm comporta dentro destas configurações: 30 pessoas – classroom, 45 pessoas – theater, 22 pessoas – U-shape, 50 pessoas – reception, 34 pessoas – conference e 20 pessoas – H-square.

• O tamanho da mesa: “Qual o tamanho da mesa desejável para acomodar 10 pessoas confortavelmente?” Uma mesa redonda com 1m82cm de raio comporta 10 pessoas confortavelmente durante um banquete. Logo, se a celebração ou a reunião acontecer em uma sala 7m31cm X 10m36cm, o número de capacidade total da sala será de 50 pessoas acomodadas em volta de 5 mesas em grupo de 10 pessoas.

• O mobiliário específico: alguns eventos como casamento ou eventos políticos necessitam de púpito ou bancada.

• A marcação de assentos de acordo com a posição na mesa ou o número da cadeira: certas reuniões e conferências necessitam que alguns participantes tenham seus lugares especificados por cartões com seus nomes escritos.

• A informação sobre a sala de reunião: algumas delas são separadas de outras salas por corredores e portas, outras têm paredes sólidas, divisórias ou paredes removíveis (sanfonadas). Esta informação é útil para evitar interferências de barulhos externos.

• A decoração da sala: alguns eventos necessitam uma decoração particular com balões, bandeiras, cortinas, etc.

IV – REFEIÇÃO, BEBIDAS E APERITIVOS

A taxa de serviço (gorjeta) já está incluída em qualquer conferência ou reunião assim como o café, chá e água. Entretanto, pode-se superar as expectativas do cliente providenciando certos detalhes adicionais, como:

• Recepção com drinks de boas-vindas.
• Programação de alguns aperitivos para serem servidos dentro ou fora da sala de evento ou durante o intervalo.
• Valorização da economia de custos e tempo para pequenos grupos comerem em mesas privativas do restaurante se a reunião ou conferência precisar de um intervalo para o almoço ou o jantar.
• Recomendação de um buffet que oferece uma variedade de serviços muito mais rápida com apenas um garçom por mesa se for o caso de uma conferência para uma sessão de trabalho ou evento social com um grupo pequeno.

V – OS SERVIÇOS CORPORATIVOS FORNECIDOS PELOS HOTÉIS

Estes serviços são fornecidos pelos próprios hotéis ou por empresas prestadoras de serviços. Algumas redes hoteleiras cotam o preço por serviços solicitados (Marriott International), outras disponibilizam um pacote de evento com tudo incluído (Rede Hilton) e algumas fornecem a cotação sobre consulta (Club Med) porque o serviço é terceirizado.

Qualquer reunião ou conferência exige o mínimo de equipamentos necessários para a sua realização. O conhecimento destes equipamentos assegura ao agente de viagens a mostrar seu conhecimento ao cliente, transmitindo-o então segurança e confiança na organização do evento corporativo ou social. Os serviços básicos são:

• Centro de negócios oferecendo serviços de secretariado, fax, copiadora e impressoras
• Estações de trabalho
• Internet de alta-velocidade com e sem fios
• Projetores de slides, retro-projetores e flipcharts
• Telefones dentro das salas de reunião
• TV, VCR e quadros de apresentação

Com o aumento das ameaças terroristas e do preço das passagens aéreas, surgiu o incremento das vídeo e áudio conferências que requerem do hotel uma maior sofisticação e modernidade quanto ao oferecimento dessas facilidades.