COMO CORTAR CUSTOS NUMA AGÊNCIA DE VIAGENS

Adaptado da revista PEGN (edição 254 / MAR2010): http://revistapegn.globo.com/Revista/Common/0,,EMI125197-17171,00-MANEIRAS+DE+CORTAR+CUSTOS.html

GESTÃO 

01) FAÇA UMA ANÁLISE DOS CUSTOS 

Em momentos de apuros, muitas empresas começam a reduzir custos sem avaliação prévia e acabam limando recursos importantes para os resultados da companhia. Por isso, a regra é elencar todos os custos da empresa e manter um histórico deles, realizando cortes naqueles que têm menos participação no lucro.

02) DEFINA METAS DE REDUÇÃO 

O planejamento estratégico da empresa deve incluir não só as metas de aumento de vendas como também as de diminuição de gastos, obtidas com o estudo dos custos. Assim é possível definir os caminhos para alcançar os índices determinados.

03) ENVOLVA A EQUIPE 

Os funcionários são protagonistas da redução de custos e a comunicação interna deve ser reforçada para que os colaboradores façam parte dessa causa. Uma maneira de otimizar os cortes é envolver a equipe na definição de metas e usar parte da economia para premiar o time quando elas forem atingidas. Essa estratégia pode ser aplicada na redução de itens como material de escritório, energia e manutenção de equipamentos. 

04) CUIDE DO ATENDIMENTO AO CLIENTE 

Ao planejar quais custos devem ser diminuídos, é preciso manter a atenção na qualidade e na eficiência do atendimento, para que o corte não cause uma percepção negativa nos clientes. Por exemplo: Uma agência que não distribui aos clientes um folder de serviços ou um cartão de contato pode deixar de fidelizar sua marca e ainda perder vendas. 

RECURSOS HUMANOS 

05) OTIMIZE A JORNADA DE TRABALHO 

Quando o horário de trabalho é bem aproveitado, o funcionário passa menos tempo na empresa. Ganham a companhia, que economiza com hora extra e energia elétrica, e o trabalhador, que tem mais qualidade de vida.

06) CALCULE OS CUSTOS DA DEMISSÃO 

Antes de demitir funcionários, coloque no papel os custos da rescisão de contrato. Deve-se somar a isso os gastos com contratação e treinamento de novo pessoal no futuro, quando as condições permitirem. Se o plano for trocar empregados antigos por mais jovens, também se deve considerar o tempo que estes levarão para chegar ao nível de expertise daqueles demitidos. E, se os processos de trabalho não forem bem registrados, aqueles que deixam a empresa poderão levar embora o conhecimento construído e informações preciosas dos clientes para a concorrência. 

07) ADOTE O BANCO DE HORAS 

Uma alternativa para reduzir os gastos com horas extras é registrar o tempo excedente de trabalho em um banco de horas. O empregado pode recuperar as horas trabalhadas a mais em folgas, emendas de feriados ou férias mais longas. Entretanto, a empresa deve fazer essa compensação no ano corrente. Caso contrário, é preciso remunerar o funcionário pelas horas extras. 

08) CONSIDERE A TERCEIRIZAÇÃO 

A terceirização pode ser uma maneira de economizar com pessoal, desde que as funções não incluam a atividade-fim da empresa. Profissionais requeridos esporadicamente, como especialistas em seleção e recrutamento, podem ser retirados do quadro fixo e contratados somente quando necessários. Outros departamentos comumente terceirizados dentro de uma agência de viagens pequena e média, são: contador, recepcionista, office boy e serviços gerais.

09) REVEJA A CESTA DE BENEFÍCIOS 

Diversas empresas gastam mais do que o necessário com benefícios pouco utilizados pelos colaboradores. A solução é reavaliar o que é oferecido, calibrando os itens de acordo com o perfil do quadro de funcionários. Se são jovens, dão mais importância a subsídio para cursos, por exemplo. Já os mais velhos querem plano de saúde completo e previdência privada. Antes de fazer essa mudança, verifique quais benefícios fazem parte de acordo sindical.

10) OTIMIZE OS PROCESSOS 

Otimizar processos dentro de uma empresa é dar aos funcionários uma visão ampla de como funciona o negócio da empresa para que eles entendam como funciona a estrutura do trabalho e com isso o desenvolvam em sintonia com os funcionários dos outros departamentos. Numa agência de viagens corporativa, esse processo está ligado a geração de faturas ao cliente. Ou seja, a agência precisa que o cliente pague a fatura para que ela receba sua receita e com isso possa pagar suas despesas (salário, imposto, aluguel, fornecedores, etc) sem correr o risco de fazer empréstimos bancários. Mas para isso, é necessário que os emissores da agência não atrasem ou não se esqueçam de gerar o recibo de venda que será transformado numa fatura pelo departamento financeiro da agência.  Se cada funcionário se comprometer em ajudar o trabalho do outro, o fluxo de trabalho não será impactado e a agência de viagens ganhará qualidade e redução de tempo, diminuindo portanto os custos da operação. 

11) ATENTE-SE ÀS FORMAS DE CONTRATAÇÃO 

É cada vez mais comum encontrar nas agências de viagens trabalhadores avulsos (agentes de viagens) dividindo o espaço de trabalho com terceirizados e estagiários. Esse último possui um regime trabalhista diferenciado dos demais e a falta de atenção quanto às regras para a sua contratação pode causar para a empresa despesas com multas e processos trabalhistas.

INFRAESTRUTURA 

12) CORTE NAS PEQUENAS COISAS 

Alguns itens, isolados, não representam um custo muito grande, mas quando somados podem pesar bastante nas finanças da empresa. Por exemplo: se a agência tem uma cafeteira sofisticada, cujos sachês custam R$ 130 por mês, troque-a pelo clássico sistema de coador para obter uma redução no gasto de até R$ 100 mensais. Outro exemplo é trocar a compra do material de limpeza adquirido em um hipermercado para a compra a granel. 

13) ECONOMIZE NO TELEFONE 

Instale um software que, ligado à central telefônica, registra quais funcionários falam mais ao telefone e quais clientes demandam mais ligações. Com isso, é possível fazer um programa de conscientização entre os funcionários e obter uma economia considerável na conta do telefone. Outra opção para reduzir essa despesa é negociar com a empresa de telefonia um pacote de ligações mais ajustado ao perfil das ligações da empresa ou optar pelo sistema VOIP de ligações telefônicas, desde que sua agência tenha uma internet muito rápida.

14) REDUZA PERDAS NA PRODUÇÃO 

Para economizar no processo produtivo, minimize as perdas: combata a alta-rotatividade de funcionários, invista em computadores mais modernos para evitar gastos com manutenção e numa internet mais veloz. 

15) OTIMIZE O GASTO COM ENERGIA ELÉTRICA E COM ÁGUA 

Esses gastos podem ser reduzidos a partir de mudanças na estrutura da empresa, nos equipamentos e nos hábitos dos funcionários. Salas com janelas, paredes brancas e chão de cerâmica clara iluminam mais o ambiente dispensando o uso de iluminação. Trocar luminárias velhas por modelos que usam lâmpadas mais eficientes e que têm espelhos para refletirem a luz resultam numa boa redução de custo. A geladeira e o ar-condicionado podem ser substituídos por modelos que gastam menos energia. Os funcionários podem ser orientados a desligar a luz quando saírem de um ambiente. A agência pode também instalar sensores automáticos para controle dos interruptores e por fim, trocar as torneiras por aquelas que possuem registro de tempo para ficar abertas. 

16) DIGITALIZE EM PDF DOCUMENTOS E RELATÓRIOS 

Isso reduz o consumo de suprimentos, como papel e toner de impressora e ainda viabiliza para a agência um ganho em segurança e agilidade no momento de procurá-los, pois os documentos ficam em rede, e não só em um arquivo físico. 

FINANÇAS 

17) VERIFIQUE O REGIME TRIBUTÁRIO 

É possível diminuir a quantia gasta com impostos verificando se a empresa está no enquadramento tributário adequado. Os regimes de Lucro Real, Lucro Presumido e SIMPLES Nacional têm alíquotas diferentes, além de créditos e deduções próprios, e vale simular, com um contador, em quais enquadramentos a empresa poderia entrar e quanto pagaria neles. Geralmente a maioria das agências de viagens pequenas são participantes do SIMPLES.

18) RENEGOCIE DÍVIDAS 

Se a empresa tem dívidas, uma maneira de honrá-las economizando é renegociá-las com os credores e tentar obter a menor taxa de juros possível. É preciso, no entanto, calcular a real capacidade que a empresa tem de pagar esse débito nas condições pleiteadas, levando em consideração o prazo de pagamento e as parcelas. 

19) ANALISE O FLUXO DE CAIXA 

Para não ter de recorrer ao endividamento, faça uma análise do fluxo de caixa dos últimos 12 meses e verifique em quais períodos há baixa de vendas e necessidade de capital. Com isso, negocie com os fornecedores um remanejamento dos prazos de pagamento. O segredo é fazer isso com antecedência. Se o remanejamento é pedido em cima da hora, quando o fornecedor já aguarda o pagamento, as chances de conseguir uma prorrogação são menores.

20) PLANEJE O ENDIVIDAMENTO 

O endividamento pode ser um trampolim para o crescimento da empresa, mas deve ser planejado. Organize-se para pagar juros menores, evitando as opções de acesso mais fácil, porém com taxas mais altas, como o cheque especial. Compare as condições de financiamento em diversos bancos. 

21) APRESENTE BONS PROJETOS AO BANCO 

Os planos de negócios não servem só para dar início à empresa. Quando tiver projetos de expansão, estruture-os antes de ir ao banco. Com uma boa proposta, consegue-se condições melhores de pagamento dos empréstimos. 

22) NEGOCIE AS TARIFAS BANCÁRIAS 

Uma boa fatia da receita da empresa é usada para pagar tarifas bancárias. Elas podem chegar a quase 2% do faturamento. No entanto, as tarifas podem ser renegociadas com o banco. Para conseguir uma redução, é necessário ter controle do caixa e estar em dia com os pagamentos. 

23) CONTRATE ESTAGIÁRIOS

A legislação permite que a empresa diminua a sua carga tributária com despesas salariais como férias, ticket alimentação, FGTS e multa recisória pelo fim do contrato de trabalho desse tipo de funcionário. Entre as particularidades dessa modalidade de contratação, estão a obrigatoriedade de uma carga horária de 4 ou 6 horas diárias, estágio de trabalho na empresa de no máximo 2 anos, proibição de fazer horas extras e contratação de um seguro contra acidentes pessoais.

FORNECEDORES 

24) FOCALIZE SEUS NEGÓCIOS COM UM ÚNICO OPERADOR TURÍSTICO

Dessa forma sua agência obterá volume de vendas com ele e com isso conseguirá prazos mais extensos para pagamentos, percentuais de comissão maiores e cortesias como fantour, hospedagens e city tours gratuitos.

25) DIVERSIFIQUE OS FORNECEDORES DE PRODUTOS DE ESCRITÓRIO, DE COPA E DE LIMPEZA

Manter um só fornecedor pode significar preços mais altos. Faça uma busca frequente de outros fornecedores no mercado e avalie novas mercadorias, que possam substituir as que sua agência já utiliza. 

26) FAÇA PARCERIAS PARA TER TARIFAS DIFERENCIADAS OU COMISSÕES MAIORES 

As agências de viagens corporativas reúnem-se nos meses de novembro e dezembro para formarem alianças de vendas com fornecedores preferenciais. Tão logo é firmado o acordo com as melhores condições de comissionamento ou tarifas menores das praticadas no mercado, elas divulgam uma lista aos seus funcionários sobre quem são os fornecedores preferenciais para as vendas do novo ano que se inicia. Essa relação de fornecedores (rede hoteleira, locadora de carro, cia aérea, seguro viagem, cruzeiros) é apresentada aos seus funcionários em reuniões, no quadro de aviso do RH, na parede da copa e por mala-direta de email. Tais parcerias viabilizam não somente o preço baixo ou uma comissão maior, mas também um canal mais rápido para a negociação de uma solicitação de cancelamento cobrança de NOSHOW!

MARKETING E VENDAS 

27) INVISTA NAS REDES SOCIAIS 

Como exigem baixo investimento, as redes sociais(Facebook, Google+ e Twitter) podem ser suportes para a divulgação do produto e de promoções. É preciso, no entanto, adaptar a comunicação para as novas mídias, levando em consideração o tamanho e o formato da mensagem e o público que terá acesso a ela. Quando usar essas ferramentas, monitore a receita que ela traz, pois mesmo que o custo seja zero, a estratégia tem de gerar resultado. 

28) DÊ PRÊMIOS CASEIROS 

Em vez de adquirir itens de outras empresas para premiar vendedores ou clientes, a agência de viagens pode utilizar as gratuidades com hospedagens e passagens aéreas que ganha dos seus fornecedores como bonificação em campanhas internas, para estimular a equipe de vendas, ou em promoções externas, para fidelizar clientes. Além de economizar, a iniciativa estimula a propaganda boca a boca sobre o produto. 

29) CONCENTRE-SE NO ESTRATÉGICO 

Se a opção for reduzir verba de marketing, não faça cortes horizontais, com a mesma porcentagem de redução para todos os produtos (aéreo, hotel, carro, pacotes, Cruzeiros, rodoviário, etc). Calcule quais itens contribuem mais para o lucro da empresa e corte do orçamento os produtos marginais, que são responsáveis pela menor parte do lucro. Para isso, é necessário que a agência tenha um controle da quantidade de produtos que vende. Por exemplo: se o produto campeão de vendas da agência é pacote para a Disney, então vale à pena investir mais em anúncios e panfletos do que nos outros segmentos.  

30) MONITORE PELA INTERNET 

Com o uso do Google Analitics, é possível utilizar o site da agência para obter informações sobre o perfil e as preferências do consumidor de maneira econômica, monitorar seu acesso, suas compras e determinar as linhas prediletas dele. Quando houver novidades ou promoções, use o e-mail para avisar os que podem se interessar pela compra. Mantenha sempre aberto os canais de comunicação online entre empresa e consumidor e receba os feedbacks. 

31) APOSTE NOS CONSUMIDORES LEAIS 

Diante da necessidade de cortar custos, mantenha o foco nos grupos de clientes mais fiéis à agência ou que têm maior potencial de efetivar a compra, e reduza o investimento em nichos inexplorados ou em vendas arriscadas e incertas como revenda de bilhetes de carnaval e bloqueios de assentos em vôos que exigem pré-pagamento não-rembolsável. 

32) LIBERE A CRIATIVIDADE 

No desenvolvimento de campanhas de marketing de baixo custo, vale usar a criatividade. Uma possibilidade é dar ao consumidor a responsabilidade de criar um vídeo sobre a marca, assim como envolver o cliente na criação ou na customização do produto. É preciso ter em mente, no entanto, que essas campanhas devem ter continuidade, com respostas imediatas aos participantes, e que ferramentas de internet podem também virar um fórum de críticas à empresa. 

33) AUTOMATIZE A FORÇA DE VENDAS 

Recursos tecnológicos cada vez mais variados (e baratos) são bons instrumentos para economizar nas vendas, sobretudo quando se tem uma equipe que passa a maior parte do tempo na rua e utiliza muito transporte e telefone. Para cortar despesas, vale recorrer à comunicação por Skype, e-mail, rádio e internet via celular. A comunicação eletrônica por escrito também diminui o risco de erros em pedidos, pois as informações ficam registradas nos emails. 

TECNOLOGIA 

34) ALINHE TECNOLOGIA E ESTRATÉGIA 

Isto é... Se a agência é pequena, os softwares que devem ser utilizados para controle financeiro, comunicação e marketing têm que ser modestos. Nesse caso, o EXCEL, WORD, OUTLOOK e POWER POINT atendem muito bem a essa exigência. A única tecnologia de ponta que agência alguma não deve abrir mão, é a internet de banda larga. Em termos de estratégia de vendas, ela é mais  importante do que ter um GDS, um sistema de back office ou uma ferramenta de self-booking de última geração. À medida que a agência for crescendo, aí sim, a tecnologia utilizada deverá ser substituída por outras mais avançadas dada a necessidade do volume de vendas e do atendimento a clientes diversificados.

35) GASTE NOS APLICATIVOS QUE IMPORTAM 

Invista mais em programas que alavancam o negócio, e menos nos que não são tão cruciais. Por exemplo: softwares de call center, utilizados para gravar ligações telefônicas, podem a princípio ser uma boa idéia para fazer o acompanhamento da qualidade do atendimento de uma agência e até uma prova para confrontar a versão do cliente com a do atendente, porém, são caros e ideais somente para agências de porte grande.

36) PONDERE O SOFTWARE LIVRE 

Softwares livres significam menos custos com licenças, mas podem exigir gastos com suporte. Por isso, é preciso avaliar quanto será preciso investir em assistência para o seu sistema. Mais uma coisa é certa... A maioria dos softwares no turismo só roda sobre a plataforma do WINDOWS, deixando como única alternativa de software livre, o uso do OPEN OFFICE no lugar do OFFICE da Microsoft.