O FIM DAS SECRETÁRIAS PROFETIZADO POR DOUGLAS WIRES

Essa previsão é baseada nas observações dos acontecimentos e situações de trabalho que estão ao nosso redor. Fazer uma perspectiva do futuro dentro desse conceito não é algo difícil quando olhamos para o passado e constatamos que algumas invenções como a máquina de escrever, o walk-man e o disco de vinil deixaram de existir dado ao avanço tecnológico. Na realidade, eu diria que elas deixaram de existir porque foram aprimoradas por invenções mais modernas que as substituíram pela impressora, pelo i-Pod e pelo CD. Entretanto, há de se admitir que profissões como telegrafista e vendedor de enciclopédia desapareceram definitivamente, outras como calista, datilógrafa e modista tiveram suas profissões readaptadas para podólogo, digitadora e estilista de roupas dado ao novo contexto de reorganização do mercado de trabalho e algumas profissões como telefonista e carteiro sofreram uma redução de mão-de-obra no mercado devido a implementação da tecnologia que passou a fazer parte dos seus serviços.

Dado essa pré-análise, posso afirmar que o desaparecimento da profissão de secretária não é uma hipótese descartada. Se essa profissão deixará de existir, ou se mudará de nome assumindo um novo perfil no mercado de trabalho ou se terá sua mão-de-obra reduzida... Isso só o tempo dirá, como no classificado abaixo que evidencia a evolução da função das tarefas de uma secretária.

Falta pouco para que essa mudança radical aconteça em definitivo na cadeia de trabalho da nossa sociedade: o fim da profissão de secretária. Com base nas observações em alguns postos de atendimento de assistência a viagem às empresas que tenho assistido ao longo da minha carreira de agente de viagens, eu, DOUGLAS WIRES, prevejo que a profissão de secretária deixará de existir definitivamente daqui há uns 70 anos a contar do ano de 2012. As que sobreviverem, estarão apenas contando seus dias para a aposentadoria caso não tenham sido demitidas pela empresa.

Minha previsão está fundamentada nos seguintes fatos com base na redução de custos:

• As empresas terceirizam serviços de RH, viagens, contabilidade e jurídico. Não há razão de manter uma secretária para fazer a “ponte” de contato entre esses prestadores de serviços e o diretor, gerente ou supervisor da empresa. Se algum funcionário precisa se comunicar com um desses prestadores, então que ele pegue o telefone e ligue diretamente para eles e aí seu pedido será atendido conforme a política e normas da empresa. Ou seja, precisa de uma passagem aérea? Ligue direto para a agência de viagens. Não há necessidade de usar os serviços de uma secretária para intermediar essa solicitação.

• Transferência de alguns serviços da secretária para a recepcionista. Recepcionistas recebem um salário menor do que o de uma secretária, logo certas funções como expedição de documentos, coordenação dos serviços de office-boy, pagamento de contas, atendimento telefônico das ligações dos diretores, gerentes e supervisores podem ser muito bem feitos por uma recepcionista bilingue.

• Transferência de alguns serviços da secretária para o técnico de logística. A compra de materiais de escritório, planejamento de viagens de equipes de offshore e infraestrutura podem ser muito bem executados por esse profissional.

• Transferência dos serviços de planejamento de eventos e reuniões para o departamento de marketing da empresa. Tais serviços envolvem muitas vezes a necessidade de materiais promocionais e planejamento de estratégias de vendas cujas quais uma secretária é 100% limitada. Deixar tal responsabilidade em suas mãos é arriscar-se a execução de um serviço mal-feito. Ou seja, secretárias só sabem pedir, mas não sabem avaliar!

• Já existem equipamentos telefônicos como PABX, secretária eletrônica, FAX e serviços de operadoras como SIGA-ME (transferência de uma ligação para outro número), caixa postal, emails com respostas automáticas e SMS de alertas que substituem certas funções de uma secretária. O que não deixa de ser mais uma razão para reavaliarmos a necessidade da existência desse cargo numa empresa.

• Criação de uma nova cultura dentro da empresa: “faça você mesmo!”. Muitos executivos ainda têm o hábito de pedir coisas às secretárias como marcação de consulta médica, agendamento de emplacamento de carro, pagamento de contas pessoais, etc. Isso só faz com que a presença da figura da secretária torne-se essencial. Se uma empresa já proíbe e bloqueia o acesso ao Facebook, You Tube e Twitter aos seus funcionários, então já está mais do que na hora de restringir seus executivos a ocuparem as secretárias com esses pedidos  pessoais, pois local de trabalho é para focar nos assuntos da empresa e não nos problemas particulares. 

Infelizmente, tais atitudes administrativas revolucionárias só são tomadas quando uma empresa está prestes a falir ou quando o mercado está diante uma crise econômica grave (como a quebra da bolsa de NYC em 1929). O que nos aponta ao segundo erro numa gestão administrativa: a decisão tardia em adotar ações administrativas revolucionárias podem não surtir o mesmo efeito se tivessem sido tomadas com mais antecedência. O comodismo e o receio de revolucionar cegam a visão da gestão de negócio de uma empresa.

Supondo então que uma empresa adote a exclusão do cargo de secretária no seu quadro de funcionários, como então seria a nova estrutura organizacional dessa empresa?

Eu vejo da seguinte forma: a empresa disponibilizaria dentro do seu escritório uma sala parecida com um ambiente de call center a qual poderíamos chamá-la de célula de atendimento. Essa célula ficaria próxima a recepção, pois a recepcionista também faz parte dela. Nela, cada atendente seria responsável por uma função. Teríamos, por exemplo, um atendente de RH, um atendente de viagens, um atendente de TI, um atendente de logística, um atendente de marketing e a recepcionista. Eles seriam os responsáveis pelo atendimento das solicitações dos demais funcionários e clientes da empresa, resolvendo os problemas e pendências ou simplesmente filtrando as ligações e transferindo-as para um departamento mais qualificado para dar continuidade ao serviço. Essa célula de atendimento poderia ser inclusive supervisionada por um gestor de contas ou gerente que teria uma visão global do que está acontecendo diariamente com a empresa para fins de relatório e acompanhamento da administração dos negócios.

Nessa estrutura a figura da secretária passa a ser desnecessária uma vez que essa célula de atendimento fragmentaria seu trabalho e com muito mais qualificação, pois uma secretária é uma profissional multi-uso: exerce um monte de funções sem ao menos ter conhecimento qualificado para isso. Quero dizer que, secretária não é expert em viagens como um agente de viagens, nem tão pouco possui conhecimentos apurados de RH, de marketing, de direito e muito menos de TI. Ela simplesmente liga para esses profissionais para solicitar a execução desses serviços que seu chefe pediu. Então, nada melhor do que seu chefe ligar diretamente para essa célula de atendimento e pedir ele mesmo o que deseja, pois tais profissionais poderão auxiliá-lo muito melhor do que uma secretária que não sabe se quer retransmitir a ordem do chefe ou expressar o que ele realmente deseja!

E o presidente da empresa... Ele conseguirá trabalhar sem o auxílio da secretária?

Sim, mas sua secretária não terá mais o perfil de secretária. Com o resultado do desparecimento dessa profissão, outras profissões assumiriam essa função. Da mesma forma que eu disse anteriormente que a recepcionista faria parte do trabalho da secretária, profissões como tecnólogo de RH, marketing, relações públicas e técnico de logística são fortes candidatos para assessorarem o presidente de uma empresa multi-nacional. Diga-se de passagem, esse seria o único funcionário da empresa que teria um profissional inteiramente dedicado a sua assessoria, ao contrário dos demais que teriam que usar os serviços da célula de atendimento.