MODELO DE POLÍTICA DE VIAGENS PARA EMPRESAS

S U M Á R I O

1 - FINALIDADE

2 - PREMISSAS
3 - POLÍTICA DE VIAGENS AÉREAS
3.1 - FRANQUIA DE BAGAGEM
3.2 - ASSENTO CONFORTO
4 - POLÍTICA DE RESERVA DE HOTEL
4.1 - ALIMENTAÇÃO
4.2 - LAVANDERIA
5 - POLÍTICA DE TRANSPORTE RODOVIÁRIO
5.1 - ALUGUEL DE CARRO

5.2 - TRASLADO PRIVATIVO
5.3 - USO DE CARRO PRÓPRIO
5.4 - USO DE CARRO DA EMPRESA
5.5 - TAXI
6 - POLÍTICA DE SEGURO VIAGEM
7 - POLÍTICA DE ATENDIMENTO
8 - POLÍTICA DE PAGAMENTO
8.1 - FORMA DE PAGAMENTO AÉREO
8.2 - FORMA DE PAGAMENTO DE HOSPEDAGEM
8.3 - FORMA DE PAGAMENTO DE LOCAÇÃO DE CARRO
9 - CONTATOS DOS SOLICITANTES

10 - VIAGENS PARTICULARES
11 - ANEXOS

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logo da empresa	DEPARTAMENTO FINANCEIRO
	POLÍTICA DE VIAGENS
RESPONSÁVEL DOUGLAS WIRES		ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO 01SET2017
REVISOR / APROVADOR DOUGLAS WIRES		VIGENCIA 03MAR2016

1 - FINALIDADE

As diretrizes a seguir visam orientar os procedimentos de viagem para todos os colaboradores da companhia com o intuito de melhorar a gestão das viagens corporativas num cenário de razoabilidade e bom senso. Situações que estejam fora do escopo dessa política deverão ser reportadas pela agencia de viagem à Gestão de Viagens da empresa para orientação e autorização dos casos atípicos.

2 - PREMISSAS

Considera-se viagem corporativa o colaborador que se deslocar do seu domicílio de trabalho a serviço da empresa, a fim de exercer suas atividades profissionais em outras localidades, o qual necessite de reserva de passagem aérea e/ou terrestre, hospedagem e adiantamento de valor para custear as despesas.

3 - POLÍTICA DE VIAGENS AÉREAS

SERVIÇO  AÉREO
	PRESIDENTE & DIRETORES	GERENTES	FUNCIONÁRIOS	EXPATRIADOS	FAMILIARES
VOO INTERNACIONAL	Classe executiva	Classe economica	Classe economica	Classe de voo varia conforme o cargo	Classe economica
VOO NACIONAL	Classe executiva	Classe economica	Classe economica	Classe economica	Classe economica
ASSENTO CONFORTO	Sempre, porém limitado a R$ 150,00 em voo nacional e R$ 800,00 em voo internacional	Sempre, porém limitado a R$ 150,00 em voo nacional e R$ 800,00 em voo internacional	Somente com autorizacão do aprovador	Não	Não
BAGAGEM EM VOO NACIONAL	Franquia de uma mala despachada	Franquia de uma mala despachada	Franquia de uma mala despachada	Sem direito a bagagem despachada	Sem direito a bagagem despachada
BAGAGEM EM VOO INTERNACIONAL	Franquia de 2 malas despachadas	Franquia de 2 malas despachadas	Franquia de 2 malas despachadas	Franquia de 2 malas despachadas	Sem direito a bagagem despachada
REMARCAÇAO DE PASSAGEM POR PERDA, ATRASO OU CANCELAMENTO  DE VOO	Autorizado, independente do valor.	Autorizado se o valor da remarcação for inferior a R$ 300,00. Acima disso, depende de aprovação.	Autorizado se o valor da remarcação for inferior a R$ 300,00. Acima disso, depende de aprovação.	Autorizado se o valor da remarcação for inferior a R$ 300,00. Acima disso, depende de aprovação.	Autorizado se o valor da remarcação for inferior a R$ 300,00, desde que esteja viajando acompanhado de um colaborador da empresa. Acima disso, depende de aprovação.
ATENDIMENTO AEROPORTO	SIM	NAO	NAO	NAO	NAO

ACORDOS DE EMISSÃO DE PASSAGEM AÉREA
CIA AÉREA	CÓDIGO ACORDO	VALIDADE DO CONTRATO	CONTATO PROMOTOR
TAM	B2341	31DEZ2018	DOUGLAS WIRES 21 9999 9999 douglaswiress@gmail.com
GOL	SKY09	31DEZ2018	DOUGLAS WIRES 21 9999 9999 douglaswiress@gmail.com
AZUL	SKY	31DEZ2018	DOUGLAS WIRES 21 9999 9999 douglaswiress@gmail.com
AMERICAN AIRLINES	90282	31DEZ2018	DOUGLAS WIRES 21 9999 9999 douglaswiress@gmail.com
AIR FRANCE	BLUE	31DEZ2018	DOUGLAS WIRES 21 9999 9999 douglaswiress@gmail.com

3.1 - FRANQUIA DE BAGAGEM

A franquia de bagagem está relacionada ao perfil da tarifa emitida na passagem aérea. Havendo necessidade de viajar com bagagem despachada no porão, o viajante deverá se atentar se a tarifa da sua passagem aérea emitida através do portal self-booking da agencia de viagem inclui ou não a franquia de bagagem.

Para evitar a cobrança do excesso de bagagem no aeroporto, cujo valor é mais caro, está autorizado ao viajante solicitar à agencia de viagem o pagamento antecipado da franquia de bagagem conforme o perfil da sua viagem a seguir.

1. VOO NACIONAIS SEM FRANQUIA DE BAGAGEM: permitido ao viajante solicitar à agência de viagem a franquia paga de no máximo uma bagagem no porão.
2. VOOS INTERNACIONAIS PARTINDO DO BRASIL: permitido ao viajante solicitar à agência de viagem a franquia paga de no máximo duas bagagens no porão, caso a mesma não esteja incluída na tarifa.
3. VOOS INTERNACIONAIS SEM FRANQUIA DE BAGAGEM: permitido ao viajante solicitar à agência de viagem a franquia paga de no máximo duas bagagens no porão.

Caso o limite de bagagem autorizado pela empresa não seja suficiente e havendo despesa com excesso de bagagem (adição de novas malas ou peso da mala superior ao permitido), o viajante deverá pagar pelos custos extras no aeroporto e anexar os recibos inerentes à sua prestação de contas a empresa para devido reembolso.

Para evitar custos com excesso de bagagem, o consultor de viagem deverá fazer sempre as reservas com a inserção do programa de fidelidade do viajante, pois dependendo do seu status, o mesmo terá isenção de cobrança de excesso de bagagem e/ou de mala extra.

3.2 - ASSENTO CONFORTO

Dependendo da cia aérea, a marcação de assento conforto pode significar um upgrade da classe econômica para a semi-executiva, elevando com isso o valor da passagem e desfigurando a emissão de uma passagem emitida com perfil de classe econômica.

Também é fato, que a maioria das cias aéreas cobram pela marcação antecipada de assentos para o viajante garantir sua viagem nos melhores lugares (janela ou corredor) da cabine, e em alguns casos, isso não tem relação alguma com marcação de assento conforto.

Por essas razões, a marcação de assento conforto está limitada ao cargo do viajante, a sua saúde e se só houver assento conforto disponível para marcação no voo.

Para evitar custos com assento conforto, o consultor de viagem deverá fazer sempre as reservas com a inserção do programa de fidelidade do viajante, pois dependendo do seu status, a marcação deste tipo de assento será gratuita, inclusive em voos internacionais.

4 - POLÍTICA DE RESERVA DE HOTEL

Não é permitido fazer reservas de hotel em operadoras de turismo, como TREND OPERADORA, TOURICO, BOOKING.com, entre outras, exceto se somente a operadora tiver vaga de hotel na cidade ou em caso de faturamento de hospedagem internacional caso o viajante não tenha cartão de crédito para pagamento de despesas.

4.1 - ALIMENTAÇÃO

Não é permitido ao colaborador assumir a despesa de outros viajantes que o acompanham na viagem.

Despesas com frigobar, gorjetas, consumo de bebidas alcoólicas e energéticas e demais gastos que não sejam DIÁRIAS + CAFÉ DA MANHÃ + ISS, são consideradas como EXTRAS, e portanto deverão ser pagas pelo hóspede.

4.2 - LAVANDERIA

As despesas referentes à lavanderia somente são passíveis de reembolso com autorização do gestor da área e quando o período da viagem for superior a 10 (dez) dias consecutivos.

Em virtude do custo muito alto, não serão autorizados os serviços de lavanderia em hotel. Havendo a necessidade, (permanência mais prolongada do colaborador em hotel) será analisado, levando em consideração o custo.  A autorização para contratação de lavanderia em hotel será fornecida somente pelo Diretor da área.

Nos casos de utilização, o valor máximo a ser reembolsado será de R$15,00 a partir do décimo dia em viagem. Todas as despesas com lavanderia deverão ser pagas pelo colaborador com recurso proveniente do adiantamento de viagem e não poderão ser faturadas com a diária, devendo o colaborador apresentar documento fiscal com comprovante de pagamento.

SERVIÇO  DE  HOSPEDAGEM
	PRESIDENTE & DIRETORES	GERENTES	FUNCIONÁRIOS	EXPATRIADOS	FAMILIARES
HOTEL INTER- NACIONAL	Quarto LUXO, DELUXE ou SUITE	Quarto SUPERIOR, EXECUTIVO, ou LUXO	Quarto STANDARD	Quarto STANDARD ou SUPERIOR	Quarto STANDARD ou SUPERIOR
HOTEL NACIONAL	Quarto LUXO, DELUXE ou SUITE	Quarto SUPERIOR, EXECUTIVO, ou LUXO	Quarto STANDARD	Quarto STANDARD ou SUPERIOR	Quarto STANDARD ou SUPERIOR
EARLY CHECKIN e/ou LATE CHECOUT	Permitido	Permitido se não houver cobrança	Permitido se não houver cobrança	Permitido se não houver cobrança	Permitido se não houver cobrança
ESTRELAS	5 e 4	3 e 4	3	3	3

5 - POLÍTICA DE TRANSPORTE RODOVIÁRIO

Não é permitido fazer locação de carro em operadoras de turismo, como TREND OPERADORA, entre outras, exceto se a empresa não tiver contrato de locação com a locadora ou se tratar de locação internacional se o condutor não tiver cartão de crédito para pagamento das despesas.

5.1 - ALUGUEL DE CARRO

O colaborador que for conduzir o veículo deverá se apresentar na locadora munido de documentos pessoais e a carteira de habilitação (CNH) com validade ativa. O condutor deverá estar habilitado no mínimo 24 (vinte e quatro) meses.

O colaborador é responsável pelo zelo e utilização adequada do veículo locado, sendo o único responsável por qualquer tipo de despesa extra tal como multas de trânsito e avaria no veículo. A empresa não se responsabilizará por qualquer tipo de avaria do veículo na sua utilização pelo colaborador.

Os gastos com upgrade de modelo de carro, GPS, poltrona de bebê e condutor adicional são considerados EXTRAS e portanto, deverão ser pagos pelo condutor.

No momento da retirada e da devolução do veículo com o tanque de combustível cheio, o colaborador deverá acompanhar a vistoria, ficando responsável pelas informações fornecidas pela Locadora e contidas no formulário de vistoria.

SERVIÇO  DE  LOCAÇÃO DE CARRO
	PRESIDENTE & DIRETORES	GERENTES	FUNCIONÁRIOS	EXPATRIADOS	FAMILIARES
MODELO	carro 2.0 LUXO, com ar-condicionado	carro 1.6 COMPACTO, com ar-condicionado	carro 1.0 ECONOMICO, com ar-condicionado	carro 1.0 ECONOMICO, com ar-condicionado	NAO
MOTORISTA	Autorizado, se solicitado	NAO	NAO	Somente com autorização	NAO

CÓDIGO ACORDO DE LOCAÇÃO COM LOCADORAS DE CARRO
LOCADORA	CÓDIGO ACORDO	VALIDADE DO CONTRATO	CONTATO PROMOTOR
LOCALIZA	89525	31DEZ2018	DOUGLAS WIRES 21 9999 9999 douglaswiress@gmail.com
UNIDAS	1484	31DEZ2018	DOUGLAS WIRES 21 9999 9999 douglaswiress@gmail.com

5.2 - TRASLADO PRIVATIVO

Se necessário, o transporte privativo está somente autorizado nas seguintes condições:

1. Em viagens internacionais para o trajeto aeroporto / hotel / aeroporto;
2. Não é permitido que seja agendado um traslado privativo por viajante, caso haja duas pessoas viajando juntas para o mesmo destino;
3. Na hipótese de viagem de grupo (mais de 5 pessoas), no Brasil ou exterior, o carro locado deverá ser uma van ou onibus para acomodar o maior número possível de passageiros.

5.3 - USO DE CARRO PRÓPRIO

O uso de veículo próprio pelo colaborador para efetuar uma viagem a trabalho, ou se deslocar a serviço da empresa, deverá ser previamente autorizado pelo Gestor da área e somente se o deslocamento com o seu veículo próprio for em casos de atendimentos urgentes, e não rotineiros.

Poderá solicitar o reembolso de combustível com base na estimativa de consumo médio de l (um) litro de combustível (gasolina) para cada 7 (sete) quilómetros percorridos. O valor do litro de combustível, para efeito de reembolso, será apurado pela média de preço praticado no local aonde foram realizados os serviços, sendo corrigido pelos reajustes estabelecidos pelos distribuidores de combustível, através da prestação de conta de viagem, informando a data, o trajeto, a finalidade da viagem e o número de quilómetros percorridos no trajeto, anexar comprovantes do abastecimento, sendo nota fiscal e/ou cupom fiscal. Neste valor já estão inclusas despesas de lavagem, manutenção e seguro, bem como os impostos do veículo utilizado.

O colaborador que utilizar o seu veículo particular para realizar uma viagem a serviço deverá mante-lo em bom estado de conservação, terá obrigatoriamente que estar com a documentação regularizada (IPVA), seguro obrigatório pago e seguro de Responsabilidade Civil, Danos Acidentais e Morais, Acidentes Pessoais com passageiros, Incêndio e Roubo ou Furto.

A empresa não se responsabilizará, por qualquer tipo de avaria ocorrida com o veículo em questão ou de terceiros, acidentes pessoais de passageiros ou danos morais, bem como roubo ou furto do veículo, cabendo a responsabilidade destes itens exclusivamente ao colaborador que utilizar o seu automóvel, inclusive o valor da franquia em casos de sinistros.

5.4 - USO DE CARRO DA EMPRESA

O veículo deverá ser abastecido nos postos conveniados com a rede de conveniada e ou cartão de abastecimento, e a despesa não poderá ser incluída na prestação de conta de viagens.

5.5 - TAXI

As despesas com táxi serão consideradas estritamente para o deslocamento a serviço da Companhia nos seguintes trajetos: residência x aeroporto/rodoviária, aeroporto/rodoviária x hotel/loja, hotel x loja, e seus respectivos retornos. Deve-se buscar o uso coletivo sempre que possível.

6 - POLÍTICA DE SEGURO VIAGEM

A empresa possui seguro viagem corporativo vinculado às emissões de passagens aéreas com cartão EBTA. Todas as emissões de passagens aéreas internacionais deverão ser encaminhadas com a apólice do seguro viagem EUROPE ASSISTANT  para o viajante através do site: http://extranet.europ-assistance.com.br/Extranet/Login.aspx

No caso do viajante desejar um seguro viagem com coberturas mais abrangentes e/ou maiores, o mesmo deverá ser pago por ele.

7 - POLÍTICA DE ATENDIMENTO

1. As solicitações de viagens, remarcação de data de voo e prorrogação de hospedagem e devolução de carro locado deverão ser feitas e aprovadas através do portal self-booking da agencia de viagem.

2. As cotações de passagens aéreas, hospedagens e locações de carro, quando feitas pela agência de viagem, deverão ser encaminhadas sempre com no mínimo 3 opções de voos, hotéis ou locadoras por email ou via portal self-booking para a escolha do viajante.

3. Solicitações de cancelamento de voo ou de qualquer outro serviço terrestre deverão ser formalizadas por email à agencia, preferencialmente com 1 dia de antecedencia da data da viagem para reduzir custos com cobrança de taxa de NOSHOW.

4. Solicitações de viagem feitas com menos de 10 dias de antecedencia da data viagem serão registradas no portal self-booking como viagem fora da política.

5. Solicitações de viagens emergenciais (ex.: no mesmo dia, perda ou cancelamento de voo) poderão ser solicitadas por email ou telefone, porém, é necessário a autorização por email do aprovador do viajante para a finalização do atendimento, exceto se o viajante for diretor ou presidente da empresa, cujas viagens são auto-aprovadas.  

6. As faturas deverão ser encaminhadas especificando o tipo de serviço, centro de custo, número da solicitação, matrícula do viajante, nome do solicitante, departamento do viajante e o nome do seu aprovador. Na hipótese de atendimento emergencial, fora do portal self-booking, o número da solicitação deverá ser substituído pela título “EMAIL” ou “EMERGENCIAL”.

7. A margem de tolerância para emissão de tarifas expiradas por prazo de reserva é de 15% sobre o valor da tarifa aérea ou de hospedagem.

8. Passagens pagas pela empresa e alteradas por funcionários, com intuito de viagem a lazer, serão consideradas como viagens particulares, devendo todos os custos da alteração serem pagos pelo viajante.

8 - POLÍTICA DE PAGAMENTO

A agência de viagem se responsabilizará pela total segurança dos dados confidenciais dessa política de pagamento, para que somente os consultores e colaboradores envolvidos na operação do atendimento, financeiro e faturamento tenham acesso a elas, e avisará a empresa toda vez que o consultor de viagem e o agente de faturamento que manuseiam esses dados forem substituídos ou desligados da agência.

8.1 - FORMA DE PAGAMENTO AÉREO

CARTÃO		VALIDADE	CÓDIGO	TITULAR
VI 4110500174357977		10/19	001	DOUGLAS WIRES

8.2 - FORMA DE PAGAMENTO DE HOSPEDAGEM

• Pagamento faturado de diárias, café da manhã e taxa ISS.
• Extras deverão ser pagos pelo hóspede.

8.3 - FORMA DE PAGAMENTO DE LOCAÇÃO DE CARRO

• Pagamento faturado de diárias, taxas, seguro completo e de terceiros, combustível, pedágio e lavagem simples.

9 - CONTATOS DOS SOLICITANTES

Funcionários  autorizados a solicitarem serviços de viagens:  

SOLICITANTES	CARGO	EMAIL	TELEFONE
LUCAS WIRES	Gestor de Viagens	luc.wires@gmail.com	21 0000 0000
NOEMIA CARVALHO	Secretaria	noemia.carvalho@gmail.com	21 0000 0000
GILBERTO SANTOS	SUP. logistica	gilberto.santos@gmail.com	21 0000 0000

10 - VIAGENS PARTICULARES

Fica a critério do colaborador escolher o canal de viagem para a sua programação de viagem particular: Dpto de Lazer ou Dpto Corporativo da agência. Escolhendo esse último, será aplicada a tarifa net negociada para sua empresa nos serviços aéreos e terrestres + a taxa de serviço da agência, cujos valores deverão ser pagos pelo viajante.

Na hipótese de uma viagem a trabalho, paga pela empresa, e que venha a mais tarde ter a data do seu retorno alterada, os custos adicionais dessa alteração envolvendo serviço aéreo e/ou terrestre, deverão ser pagos pelo viajante devido a descaracterização de viagem a trabalho para lazer.

11 - ANEXOS

1. Viajantes VIPS
2. Acordo comercial GOL Linhas Aéreas.
3. Acordo comercial TAM Linhas Aéreas.
4. Acordo comercial EMIRATES.
5. Acordo comercial LAN CHILE.
6. Acordo comercial de hotéis.
7. Contrato locação de carro.
8. Contrato com outros fornecedores.
9. Edital de licitação de prestação de serviço de viagem.
10. Contrato de prestação de serviço de viagem.